Immer mehr Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler wagen den Schritt in die Digitalisierung. Verschiedenste Unternehmensbereiche werden zunehmend in den digitalen Rahmen überführt, darunter auch das Rechnungswesen, speziell der Bereich der Buchhaltung. Die Auswahl einer geeigneten Lösung ist nicht immer einfach: Anbieter von moderner, cloud-basierter Buchhaltung stehen im Wettbewerb zu den klassischen, etablierten Lösungen.
Bei den Anbietern von Buchhaltungssoftware gibt es enorme Unterschiede – nicht jedes Programm passt zu jedem Unternehmen. Deshalb erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Funktionen ein Buchhaltungsprogramm jedenfalls beinhalten soll und welche Variante für Ihr Unternehmen passender ist: online (cloudbasiert) oder offline (Installation am PC).
Funktionen einer guten Buchhaltungssoftware
Eine wirklich gute Buchhaltungssoftware – egal ob online oder offline – sollte jedenfalls folgende Aufgaben problemlos meistern können. Die folgenden Funktionen sind auch für Existenzgründer, die noch beim Businessplan erstellen sind, besonders wichtig.
Digitale Belegerfassung & Belegerkennung
Um eine digitale Buchhaltung im Unternehmen zu etablieren ist es also zuerst nötig, dass Rechnungen richtig digitalisiert werden. Da man nicht immer Zugriff auf einen Scanner hat, sollte für ein gutes Programm ein Foto genügen, das per E Mail geschickt wird, um Rechnungen ins System einlesen zu können. Wenn im Hintergrund auch eine künstliche Intelligenz arbeitet, können die eingelesenen Rechnungen basierend auf den unternehmensinternen Kontenplänen automatisch zugeordnet werden. Gleichzeitig fallen eventuelle Unstimmigkeiten sofort auf.
Hierarchisierte Rechnungsfreigaben
Der Zeitaufwand für interne Bearbeitung von Rechnungen wird durch ein Buchhaltungsprogramm wesentlich verkürzt: Aufgrund der kurzen Prozessketten und Kommunikationswege sowie klar hinterlegten Verantwortlichkeiten werden die Finanzabläufe wesentlich effizienter gestaltet.
Rechnungen sollten direkt der zuständigen Person zugewiesen werden können, um ganz einfach eine Freigabe oder Überprüfung erbitten zu können. Dabei ist es wichtig, dass die digitale Rechnungsfreigabe transparent dokumentiert wird, für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt und mit wenigen Klicks abgeschlossen istBankintegration
Buchhaltungssoftware mit online Banking? Ja, das gibt es. Denn eine Buchhaltungssoftware mit online Banking Funktion hat viele Vorteile: Man muss nicht immer zwischen unterschiedlichen Systemen wechseln und Sie behalten den Überblick über offene Posten. Nicht bezahlte Rechnungen zu übersehen, gibt es für Sie nicht mehr. Dank online Banking können Sie Rechnungen ganz einfach innerhalb weniger Minuten bezahlen
Automatisierter Kontenabgleich
Der manuelle Abgleich von Listen, Rechnungen und Beträgen beansprucht normalerweise sehr viel Zeit. Eine praktische Funktion, die jede gute Online Buchhaltung mitbringen sollte, ist die des automatisierten Kontenabgleichs: Dadurch erhalten Sie eine Übersicht, die fehlende Beträge, Differenzen bei Buchungen und tagesaktuelle Offene-Posten-Listen anschaulich darstellt. Da wird auch die Einnahmen Überschuss Rechnung und die Gewinn und Verlust Rechnung zum Kinderspiel! Auch der Jahresabschluss, die Lohnabrechnung stellen keine Herausforderung mehr dar, wenn man auf aktuelle Daten zurückgreifen kann
Anbindung an den Steuerberater
Eine der wichtigsten Funktionen von guten Buchhaltungsprogrammen online sowie offline ist die Anbindung an den Steuerberater. Die Programme sollten typische, von Steuerberatern benutzte Dateiformate, wie DATEV, dvo und BMD, unterstützen. Dadurch kann man selbst, aber auch der Steuerberater mit den Daten gleichermaßen effizient arbeiten.
Mit einem cloud-basiertem Buchhaltungsprogramm kann auch der Steuerberater Änderungen in Echtzeit einfügen oder Sie können ihm wichtige Daten z B als datev Export schnell als E Mail mit wenigen Klicks zusenden.
Manchmal bietet eine online Buchhaltung auch interne Steuerberater an, wodurch sich die langwierige Suche nach Steuerberatungskanzleien erledigt und man sich nicht mehr durch den Dschungel der Steuerberater Kosten schlagen muss.
Mit diesen Kriterien allein können Sie aber noch keine Wahl für ein einzelnes Buchhaltungsprogramm treffen. Davor muss man sich auch noch überlegen, welche Art von Cloud Buchhaltung am besten für das eigene Unternehmen geeignet ist. Online Buchhaltungssoftware für Freiberufler hat andere Anforderungen als eine Buchhaltungssoftware Kleinunternehmen.
Aber was ist nun die beste Buchhaltungssoftware online?
Die Antwort darauf und Hinweise auf wichtige andere Punkte im Hinblick auf die richtige Software finden Sie in unserem großen online Buchhaltungssoftware Anbietervergleich.
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Cloud-basierte vs. klassischer Buchhaltungssoftware: Der Vergleich
Cloud Buchhaltung
klassische
Buchhaltungssoftware
Kosten
Eine online Lösung bietet üblicherweise ein Gesamtpaket zu einem monatlichen oder jährlichen Preis an. Bei diesem Preis sind normalerweise regelmäßige Updates inkludiert. Aber Achtung: Es sollte jedenfalls darauf geachtet werden, in welchem Rahmen sich die Kündigungsfrist bewegt: Alles bis zu 1 Monat ist besonders empfehlenswert.
Eine Software zur Installation hat meist enorm hohe Erstkosten.
Die Anschaffungsgebühren sind also wesentlich höher als bei dem online Buchhaltungsprogramm. Dafür sind die Folgekosten dementsprechend geringer: Oft fallen nur für Updates, Wartungen oder spezielle Adaptionen Gebühren für Sie an.
Zugänglichkeit
Cloud-basierte Systeme können von überall eingesehen werden: Egal ob vom Wohnzimmer, vom Zugabteil oder der Arbeit aus: Mit Internetzugang hat man auch immer Zugriff auf seine Daten.
Eine Offline-Software kann nur von dem Endgerät aus bedient werden, auf dem sie installiert wurde. Manchmal gibt es die Möglichkeit, dass dieselbe Software auf mehrere Endgeräte installiert wird, was die Flexibilität ein wenig erhöht.
Aktualisierungen
Der Aufwand, um Updates zu installieren ist bei einer Cloud Buchhaltung praktisch nicht vorhanden: Diese werden normalerweise automatisch installiert. Man muss sich also nicht aktiv darum kümmern, dass die Software auf dem neuesten Stand bleibt.
Wenn die Updates bei Offline-Systemen kostenpflichtig sind, liegt die Überlegung nahe, ob sich diese rentieren. Wenn man hier zu sparen beginnt, leidet die Aktualität der Software darunter. Außerdem muss man sich aktiv für ein Update entscheiden, weil es nicht automatisch passiert.
Rechtliche Sicherheit
Datensicherheit im cloudbasierten, digitalen Raum ändert sich kontinuierlich: Gerade deshalb sind die automatischen Updates äußerst praktisch, weil diese die Software an den aktuellen gesetzlichen Rahmen anpassen. Auch bei defekten Endgeräten bleiben die Daten sicher (durch End-to-End-Verschlüsselung) in der Cloud gespeichert, ohne Zeit mit Back-Ups verschwenden zu müssen. Außerdem kümmern sich laufend Profis um den Schutz des Systems vor Hackangriffe oder Viren.
Die Daten bleiben immer im Unternehmen. Aber sollte das Endgerät den Geist aufgeben, gehen auch alle Daten verloren, wenn im Vorhinein keine manuellen Back-Ups erstellt wurden. Außerdem können Altgeräte bei der Entsorgung noch sensible Firmendaten enthalten, wenn diese nicht vollständig gelöscht worden sind, da alle Rechnungen und Belege lokal abgespeichert werden. Auch Hackerangriffe sind bei Offline-Lösungen nicht unmöglich.
Beratung & Kundensupport
Dadurch, dass eine Could Buchhaltung eine Verbindung mit dem Internet hat, kann man im Notfall und mit Einverständnis des Kunden dem Support-Mitarbeiter Einsicht in seine Software geben. Dadurch werden Probleme schnell und ohne Terminvereinbarungen gelöst.
Wenn bei einer Offline-Software Probleme auftreten, ist das meist mit mehr Zeitaufwand verbunden. Wenn eine Hilfestellung per Telefon nicht ausreicht, muss ein Support-Mitarbeiter in das Unternehmen kommen, um vor Ort Zugriff auf die Software zu erhalten.
Funktionsumfang
Cloud Buchhaltungen nutzen meist eine KI für die automatische Belegerkennung und Auslese. Automatische Überprüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (Ust-Ids) und ein Anschluss an zentrale Firmendatenbanken finden sich ebenfalls meist nur in einer online Buchhaltungssoftware. Auch eine integrierte online Banking bieten meist nur online Buchhaltungssysteme an.
Das Roll-out von neuen Features gestaltet sich in offline Lösungen meist schwierig, weshalb solche Software-Anbieter oft sehr lange Release-Zyklen haben. Neue Funktionen sind dann meist nicht ohne Extrakosten installierbar.
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Die folgende Tabelle würde Ihnen in der Mobilansicht keine Freude bereiten – Danke!
Fazit: Buchhaltung in der Cloud oder doch lieber offline?
Der Vergleich zeigt, dass es bei beiden Varianten sowohl Vorteile als auch Nachteile gibt. Einen enormen Mehrwert bei der cloud-basierten Buchhaltungssoftware ist der räumlich und zeitlich uneingeschränkte Zugang zu den Daten. Also ist die beste Buchhaltungssoftware online? So kann man das nicht sagen, denn:
Der Vorteil von online Buchhaltungsprogrammen ist nur dann ein echter Vorteil, wenn die Datensicherheit auch gewährleistet werden kann und es eine vernünftige Rechteverteilung gibt. Das ist besonders im Rechnungswesen wichtig. Wenn eine cloud-basierte Buchhaltungssoftware nach GOBD Standards arbeitet, werden alle gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten und die Daten sicher online verwahrt. Im Buchhaltungssoftware Vergleich schneiden Cloud Lösungen und online Systeme dahingehend besser ab, dass sie flexibler sind und laufend durch Updates auf den neuesten Stand gebracht werden und ein übersichtliches Finanzdashboard mit einer Auflistung der Einnahmen und Ausgaben anbieten. Auch Zusatzfunktionen wie z B eine Bankintegration für schnelles online Banking sind Vorteile. Bei der Wahl der richtigen online Buchhaltung sollte man auch auf die Kündigungsfrist achten: Alles bis zu 30 Tage ist gut und seriös.
Es scheint also tatsächlich so, als wäre die Cloud Buchhaltung die Zukunft – nicht nur für Buchhaltungsprogramme, sondern auch in anderen Bereichen. Wenn Sie sich unsicher sind, welche cloud-basierte Buchhaltungssoftware zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, sprechen Sie doch einfach mit einem unserer Experten und lassen Sie sich kostenlos beraten. Oder folgen Sie uns auf Social Media, um immer up-to-date im Finanzwesen und in der Buchhaltung zu bleiben.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
