Unternehmen sind tagtäglich mit Unmengen an Rechnungen konfrontiert, die es zu kontrollieren, in die Buchhaltung einzugliedern und für eine lange Zeit aufzubewahren gilt. „Digitale Rechnungen“ erfreuen sich immer größerer Beliebtheit – und trotzdem arbeiten noch immer viele Unternehmen mit ausgedruckten Rechnungen, die Sie anschließend scannen oder abfotografieren müssen. Wir klären über die Vor- und Nachteile digitalisierter Belege auf und geben Bescheid, worauf man unbedingt achten sollte.
Rechnungen richtig digitalisieren
XRechnung & ZUGFeRD als einheitliches Format
Es besteht keine Pflicht Belege zu digitalisieren, jedoch ermöglicht eine elektronische Archivierung erhebliche Kosteneinsparungen. Deshalb sollten Sie unbedingt alle Eingangsrechnungen digitalisieren, sonstige Rechnungen scannen und verwalten.
Archivierung von Rechnungen
Falls eine Rechnung jedoch nicht ordnungsgemäß archiviert wurde, kann es durchaus sein, dass der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Welche Voraussetzungen dafür gelten, haben wir für Sie im folgenden Absatz zusammengefasst.
Anforderungen vom Finanzamt
Das Finanzamt stellt eigene Ansprüche, was die Digitalisierung von Rechnungen betrifft. Beispielsweise muss die elektronische Archivierung von Belegen jedenfalls revisionssicher sein, damit man nicht im Nachhinein etwas unbefugt ändern kann. Auch müssen die digitalen Belege die vorgesehene Aufbewahrungsfrist, die vom Finanzamt festgelegt wird, zugänglich sein. Aus diesem Grund ist die Vorgehensweise beim Rechnungen digitalisieren wichtig: Rechnungen archivieren nach einer bestimmten Norm ist unabdinglich.
Eine revisionssichere Archivierung von Belegen ist also für das Finanzamt eine essenzielle Voraussetzung, um digitalisierte Rechnungen anzuerkennen. PDF-Dateien eignen sich dafür nicht, denn auch dort können einzelne Dateien sowie deren Reihenfolge abgeändert werden. Um Revisionssicherheit garantieren zu können, kommen nur spezielle Archivprogramme oder Dienstleister, die eine revisionssichere Speicherung der Belege in der Cloud anbieten, in Frage.
Rechnungen richtig archivieren
Die Wirtschaftskammer Österreich bietet für die Art der Archivierung von Rechnungen eine detaillierte Aufstellung, die die Vor- und Nachteile der einzelnen Formen erläutert.
Zusammengefasst müssen für die richtige, elektronische Archivierung von Belegen folgende Informationen gewährleistet sein:
- Echtheit der Herkunft
- Unversehrtheit des Inhalts
- Lesbarkeit des Aufbewahrungszeitraums
- Nachverfolgbarkeit eventueller Änderungen
Sowohl Echtheit als auch die Unversehrtheit des Inhaltes müssen auf den Beleg selbst zutreffen, diese Punkte sollten also bereits vor der Digitalisierung gewährleistet sein.
Digitale Archivierung von Rechnungen
Mit einer guten Buchhaltungssoftware sollte jedenfalls auch die Unabänderbarkeit der Dokumente, wie auch der nötige Aufbewahrungszeitraum abgedeckt werden. In einer digitalen Archivierung können Sie digitalisierte Rechnungen jederzeit abrufen und sind daher immer zugänglich.
In der digitalen Finanzabteilung domonda werden darüber hinaus auch gelöschte Rechnungen gekennzeichnet, um eventuelle Änderungen nachvollziehbar zu machen. So können Sie Belege digitalisieren, online verwalten und archivieren und dabei den Standards des Finanzministeriums genügen.
Besonders praktisch: Sie können Rechnungen auch direkt in domonda erstellen! Standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden in domonda unterstützt und bieten somit eine zukunftssichere Lösung.
Aufbewahrungspflicht von Rechnungen laut Gesetz
Auch digitalisierte Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Diese unterscheidet sich in den einzelnen Staaten – in Österreich mindestens 7, in Deutschland 6 oder 10 Jahre; abhängig von der Art des Dokuments.
In Österreich ist das Digitalisieren von Rechnungen erlaubt, solange: „Die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.“, so die Wirtschaftskammer Österreich zur Aufbewahrungspflicht auf elektronischen Datenträgern.
So können Sie Belege scannen und archivieren, um Zeit, Geld und Platz zu sparen. Die Verfahrensdokumentation, aber auch die Rechnungsverarbeitung direkt und die Rechnungsstellung indirekt werden dadurch wesentlich vereinfacht.
Wenn Sie Zahlungen einfach und effizient abwickeln möchten, können Sie dies mithilfe der digitalen Finanzabteilung domonda tun. Mit der Anknüpfung Ihres Bankkontos können Sie Rechnungen im Nu bezahlen: Der Rechnungseingang und die Rechnungsstellung werden zum Kinderspiel!
Vor- und Nachteile digitaler Belege
Vorteile elektronisch archivierter Rechnungen
- Platzeinsparungen
Keine dicke, verstaubte Ordner, gefüllt mit Rechnungen und anderen Belegen, mehr im Keller. So haben Sie einfach mehr Platz, wenn Sie Eingangsrechnungen digitalisieren. - Zeiteinsparungen
Zum Auffinden eines bestimmten Beleges braucht man deutlich weniger Zeit, denn statt erst mühsam den richtigen Ordner ausfindig machen zu müssen, kann man am PC oder Handy rasch alle abgelegten Belege auf Schlagworte durchsuchen. - Weniger Kosten
Durch digitalisierte Belege fallen weniger Kosten in einigen Bereichen an: man spart sich Papier- und Druckkosten, braucht weniger Ordner und Regale, auch Porto-Kosten können sich verringern. - Unabhängigkeit vom Ort
Man kann sein digitales Archiv jederzeit und von jedem Ort aus durchsuchen – und muss nicht extra in das betriebsinterne Archiv gehen. Rechnungen archivieren war noch nie so einfach! - Schutz vor Datenverlust
Eine Rechnung ist verschwunden oder wurde gar versehentlich weggeworfen? Das kann mit einem elektronischen Archiv nicht mehr passieren, da die Daten entweder über ein Back-up oder in der Cloud gesichert sein müssen und dadurch jederzeit abrufbar und auffindbar sind.
Nachteile digitalisierter Belege
- Kein Vorsteuerabzug bei falsch digitalisierten Rechnungen
Nur wenn die vom Finanzamt gestellten Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein Unternehmen von digitalisierten Rechnungen profitieren. - Abhängigkeit von Technik
Zwar spart man sich mit elektronischen Archiven Platz, jedoch benötigt man dafür auch die richtige Technik, Strom und Software. - DSGVO-Richtlinien
Gerade bei sensiblen Daten muss man auch auf die Datensicherheit achten. Deshalb müssen für solche Daten zusätzliche Maßnahmen gegen Hackerangriffe getroffen werden – jedoch können auch sensible Daten, die klassisch abgelegt wurden, „gestohlen“ werden. Grundsätzlich muss die DSGVO in allen Bereichen, sowohl digital als auch analog, umgesetzt werden.B
Ihre Vorteile
Aufwand- und Kostenersparnis intern & extern
Tagesaktuelle Belegübersicht & volle Transparenz
Für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern optimiert
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Belege digitalisieren: Ein Leitfaden
Bereits einige wenige Maßnahmen reichen aus, um einen Großteil der Rechnungen zu digitalisieren und archivieren:
- Rechnungen per E-Mail vom Lieferanten erhalten
- Papierrechnungen mit einem Multifunktionsdrucker scannen
- Bei höherem Volumen mit einer professionellen Scanner-Lösung
- Verwendung einer zentralen E-Mail-Adresse, um dort alle Rechnungen hin zu senden und zu sammeln
- Externe Dienstleister können den Digitalisierungsprozess von Rechnungen übernehmen
- Bewirtungsbelege und Taxirechnungen mit einer kostenfreien Scan-App digitalisieren
Zum Digitalisieren Ihrer Papierrechnungen benötigen Sie einen Scanner. Dabei reicht eine Auflösung von 300 dpi vollkommen, damit das Dokument auch nach dem Ausdrucken mit dem Drucker lesbar ist. Bei vielen Scannern kann man im Vorhinein einstellen, mit welcher Auflösung gescannt werden soll.
Welche Dateiformate eignen sich für digitale Belege?
Die Dateiformate PDF, PNG, JPEG oder TIFF eigenen sich, um Belege digital ablegen zu können. Wichtig ist, dass die Dokumente nach dem Abspeichern nicht mehr verändert werden können. Wenn Sie GoBD-konform arbeiten wollen, sind Dateiformate wie docx, odt oder xlsx nicht empfehlenswert.
Nach dem Scannen der Rechnungen sollte das Dokument direkt an das Ablagesystem per Mail gesendet oder unmittelbar danach dort abgelegt werden.
Unser Praxistipp: In der digitalen Finanzabteilung domonda können Sie jetzt direkt Ihre E-Rechnungen erstellen. Schnell, unkompliziert und in von den Behörden anerkannten e-Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung!
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Digitale Rechnungslegung
Im digitalen Zeitalter wird die klassische Rechnungslegung immer mehr von der digitalen verdrängt. Seit 2018 gibt es eine einheitliche europäische Norm für elektronische Rechnungen und seit 2020 auch einheitliche digitale Formate. In Deutschland ist das beispielsweise die XRechnung. Auch in Österreich werden von den Bundesdienststellen keine Papierrechnungen mehr akzeptiert, sondern nur mehr E-Rechnungen.
Dabei ist wichtig zu wissen, dass eine PDF-Rechnung keine echte E-Rechnung ist. Eine E-Rechnung, oder XRechnung, ist eine im XML-Format kodierte Rechnung.
Der entscheidende Unterschied zwischen PDF-Rechnungen und XRechnungen ist, dass die XRechnung von einem Programm dank der Kodierung fehlerfrei ausgelesen werden kann, für PDF’s müssen OCR-Lösungen verwendet werden, die fehlerhafte Ergebnisse vorbringen können.
Die digitale Rechnungslegung hat den enormen Vorteil, dass große Teile des Finanzwesens automatisiert werden können: E-Rechnungen und XRechnungen können von einer Software auf ihre Merkmale geprüft und dadurch auch bereits vorkontiert werden.
Ein Nachteil ist jedoch, dass das Erstellen einer XRechnung Expertise erfordert, da diese Rechnungen regelrecht programmiert werden müssen.
XRechnungen erstellen in domonda
E-Rechnungen selbst zu erstellen kann Sie viel Zeit und Nerven kosten. Deshalb nutzen viele Unternehmen eine eigene Software, die nur auf die Erstellung von XML-kodierten Rechnungen spezialisiert ist. Das hat aber seine Nachteile, denn eine solche Software ist oft teuer und eigentlich unpraktisch, wenn sie sich nicht mit der Buchhaltungssoftware oder anderen ECM-Lösungen integrieren lässt.
Mit domonda ist damit Schluss. Denn domonda ist die digitale Finanzabteilung für KMU’s und Start-Ups: neben der Digitalisierung der Finanzprozesse sowie smarten Automatisierungen können Sie jetzt in domonda ohne viel Zeitaufwand professionelle Rechnungen und XRechnungen erstellen.
Besonders praktisch: domonda ermöglicht es Ihnen, Rechnungen welche Sie in Ihrem ERP-System erstellt haben, in eine XRechnung umzuwandeln. Außerdem unterstützt domonda nicht nur das Format XRechnung, sondern auch ZUGFeRD.
Digitalisieren von Belegen mit Apps
Kostenfreie Apps zum Scannen von Belegen sind beispielsweise Genius Scan, Scannable oder Scanbot. So können Sie Rechnungen scannen und verwalten, ohne dafür viel Geld auszugeben.
Für das reine Scannen von Rechnungen erfüllen diese Apps vollkommen ihren Zwecke. Um die digitalisierten Belege auch bearbeiten und optimal für die Buchhaltung vorbereiten zu können, ist eine digitale Finanzabteilung die effizientere und praktischere Lösung.
So eine Software unterstützt Sie nicht nur dabei, Belege digital zu erfassen, sondern bereitet gleich die Buchhaltung für den Steuerberater optimal vor. Buchhaltungsprogramme, wie zum Beispiel domonda, ermöglichen es den Nutzern sogar, die Bankkonten live anzubinden und Zahlungen automatisch mit Belegen zu Verknüpfen.
Grundsätzlich müssen Sie bei solchen Programmen sollte darauf achten, ob sie die Rechnungen GOBD-konform verwalten und archivieren. Eine gute Buchhaltungssoftware sollte außerdem transparent und übersichtlich gestaltet sein. Zudem sollte sie im besten Fall auch Expertenwissen vermitteln können, falls es gebraucht wird.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
