Eine Mahnung gut zu formulieren und dabei auch den richtigen Ton zu treffen ist gar nicht so leicht. Einerseits möchte man bestimmt darauf hinweisen, dass man sein Geld in jedem Fall einfordern wird. Andererseits will man seine Kunden ja auch nicht vergraulen.
Hier erfahren Sie, welche Gründe hinter einem Zahlungsverzug stecken können, wie Sie eine Mahnung optimal formulieren können und welcher Ablauf sich im Mahnwesen etabliert hat. Außerdem informieren wir Sie darüber, wie Sie weiter vorgehen können, wenn der Kunde auch nach der 2. Mahnung nicht reagiert und Sie Ihr Geld noch immer nicht bekommen haben.
Gründe für Zahlungsverzug
Zahlungsverzug ist für Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler immer schwierig: Denn er beeinflusst die Liquidität Ihres Unternehmens und dadurch auch den Cash Flow negativ. Als Zahlungsverzug wird jener Zeitpunkt bezeichnet, ab welchem der Kunde bereits die Ware bekommen bzw. die Dienstleistung in Anspruch genommen hat, diese aber zum Fälligkeitsdatum noch nicht bezahlt hat.
Ein solcher Zahlungsverzug kann unterschiedliche Gründe haben:
- Verloren gegangene Rechnung
- Vergessene Rechnung
- Fälligkeitsdatum übersehen
- Kunde hat Zahlungsschwierigkeiten
- Betrügerische Absicht des Kunden
Wenn der betroffene Kunde in Zahlungsverzug geraten ist, werden Sie als Unternehmen eine Mahnung schreiben, damit Sie selbst vor Liquiditäts-Engpässen verschont bleiben.
Um gar nicht erst in diese Situation zu geraten, sollte man sich unbedingt ein effektives Forderungsmanagement zulegen. Das heißt auch, dass Sie Kunden im Vorfeld auf Ihre Bonität prüfen.
Richtig mahnen: So geht es richtig!
Ganz ähnlich wie im gerichtlichen Rahmen gilt auch im Mahnwesen und beim Schreiben von Mahnungen, dass man zunächst von der „Unschuld“ des Kunden ausgeht, also diesem nicht gleich betrügerische Absichten unterstellt. Schließlich kann es durchaus sein, dass die Rechnung verloren gegangen oder einfach übersehen wurde. Vielleicht fiel das Fälligkeitsdatum auch genau auf den Zeitraum des Betriebsurlaubs. Deshalb haben sich im Mahnwesen folgende drei Schritte als eine Art gängiges Verfahren etablieren können:
- Zahlungserinnerung
- Erste Mahnung
- Zweite Mahnung
1. Schritt: Zahlungserinnerung
Manchmal verschickt man anstelle der Zahlungserinnerung auch gleich direkt die erste Mahnung, was eher bei Neukunden empfehlenswert ist. Je länger Sie bereits in einer Beziehung zu dem Kunden stehen, desto eher schicken Sie wohl erst eine Zahlungserinnerung aus, anstelle einer Mahnung. Der Aufwand zum Versenden einer Zahlungsaufforderung oder einer Mahnung bleibt für Sie ja grundsätzlich derselbe.
Rechtliche Verpflichtung für die angeführten drei Schritte besteht für Unternehmen nicht. Grundsätzlich müssen Sie weder eine Mahnung noch eine Zahlungserinnerung aussenden. Sondern Sie können sofort auf Zahlung des Kaufpreises bzw. Entgeltes klagen, wenn die Zahlung fällig gewesen wäre und nicht bezahlt wurde.
Wenn Sie jedoch beabsichtigen, auch weiterhin Geschäfte mit dem betroffenen Kunden zu machen, ist es ratsam nicht sofort einen Anwalt einzuschalten. Denn in einer Zahlungserinnerung ist der Ton betont freundlich: Der Kunde wird lediglich an die ausstehende Rechnung erinnert. Sie gehen davon aus, dass die Rechnung wohl aus Versehen irgendwo untergegangen ist und keine böswilligen Absichten dahinterstecken.
In der Zahlungsaufforderung selbst werden eigentlich keine Fristen gesetzt und auch keine Zusatzkosten berechnet. Aus dem einfachen Grund, um die künftigen Geschäfte nicht zu gefährden. Stattdessen ist es üblich, der Zahlungserinnerung noch einmal die Rechnung beizulegen, um dadurch das Bezahlen für den Kunden zu vereinfachen.
Aufgrund einer solchen Vorgehensweise bleibt die Kundenbeziehung im Falle, dass die Rechnung dann sofort beglichen wird, positiv und fruchtbar.
Zahlungserinnerung Word-Vorlage
Um Ihnen das Schreiben einer Zahlungserinnerung so einfach wie möglich zu machen, haben wir für Sie eine offizielle Vorlage mit einigen Tipps von der Wirtschaftskammer Österreich verlinkt. Beispielsweise finden Sie dort Hinweise, um nicht in Gefahr zu laufen, Vertragsmuster bzw. Musterschreiben versehentlich in gesetzeswidriger Weise abzuändern. Oder woran Sie unpassende Vorlagen erkennen.
Hier kommen Sie zum Muster für eine Zahlungserinnerung im Wordformat.
2. Schritt: die 1. Mahnung schreiben
Wenn die Zahlungserinnerung nichts gebracht hat oder Sie selbst Gefahr laufen, in Liquiditätsschwierigkeiten zu geraten, sollten Sie die 1. Mahnung ausschicken. Schließlich wollen Sie auch Ihre eigene Reputation als Geschäftspartner nicht verlieren und als solcher auch ernst genommen werden. Sie können Ihr Forderungsmanagement auch auslagern und auf einen Zusatz-Service zurückgreifen, der von guten Buchhaltungsprogrammen gerne angeboten wird. Dadurch schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie können Ihre Finanzen digitalisieren, was für Sie einen besseren Überblick bedeutet bedeutet – auch über offene Posten und eventuelle Mahnungen.
Zahlungsverzüge oder ähnliche Themengebiete sind ein besonders heikles Thema, weshalb auch die Worte einer Mahnung mit Vorsicht gewählt werden müssen. So sollte unbedingt sehr sparsam mit Ausrufezeichen umgegangen werden, da dies dazu führen kann, dass man als unhöflich und unfreundlich wahrgenommen wird. Dies will man deshalb vermeiden, weil man grundsätzlich noch immer davon ausgeht, dass es einen nachvollziehbaren und fundierten Grund für den Zahlungsverzug gibt und der Kunde grundsätzlich das Geld an Sie überweisen möchte.
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Laden Sie sich eine anpassbare Word-Vorlage für Mahnungen herunter.
Mahnung schreiben mittels Software
Es gibt verschiedene Programme, die Sie dabei unterstützen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu erstellen und zu versenden.
domonda ist eine Lösung, welche für KMU und Mittelstand optimiert ist und Ihnen dabei hilft, Ihr Mahnwesen zu automatisieren. Dabei können Sie individuelle Mahnstufen definieren, so wie Sie es haben möchten.
Unser Praxistipp: Vergleichen Sie unterschiedliche Softwarelösungen und überlegen Sie sich, was Sie wirklich brauchen. Vielleicht reicht die Mahnfunktion allein, oft macht es jedoch Sinn auf eine Gesamtlösung für Ihre Finanzabteilung zu setzen. So können wichtige Funktionen kombiniert und so Synergieeffekte genutzt werden.
Beispiele dafür sind ein Rechnungseditor, welcher auch XRechnung unterstützt, eine Live-Anbindung Ihres Bankkontos für das effiziente Bezahlen von Rechnungen oder auch eine automatisierte Vorkontierung von Belegen, für eine optimale Buchhaltungsvorbereitung.
Nutzen Sie domonda um Ihre Offenen Posten und Ihr Mahnwesen zu automatisieren!
Mahnkosten berechnen
Sollte keine Reaktion auf Ihre 1. Mahnung folgen, dann wird der Ton durchaus deutlicher und verliert die Freundlichkeit, die zuvor noch vorherrschend war, um dem Schuldner die Dringlichkeit der Zahlung bewusst zu machen.
Bei einer Mahnung können auch zusätzliche Kosten vom Kunden verlangt werden. Einerseits gibt es da die sogenannte Mahnungspauschale in Höhe von 2,50 Euro (Portokosten), andererseits ist aber auch ein Verzugszinssatz zwischen 5% und 9% üblich. Eine komplette Verzugsberechnung besteht demnach aus folgenden Teilen:
Musterformulierung für Ihre 1. Mahnung
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
Leider konnten wir seit der Zahlungserinnerung vom [Datum der Zahlungserinnerung] für die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] noch keinen Zahlungseingang feststellen.
Folgende Beträge sind nun noch ausständig:
- Rechnungsbetrag [Rechnungssumme Zahlungserinnerung] Euro
- Verzugszins [Verzugszinsen] Euro
- Mahngebühren [Mahngebühren] Euro
Fällige Gesamtsumme: [Rechnungsbetrag] Euro + [Verzugszinsen] Euro + [Mahngebühren] Euro = [Summe] Euro.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag in der Höhe von [Gesamtsumme] Euro bis spätestens zum [Datum] zu leisten.
Bitte bedenken Sie, dass bei weiterem Verzug zusätzliche Gebühren und Verzugszinsen auf Sie zukommen.
Bei weiteren Fragen zur Rechnungsstellung, können Sie sich jederzeit gerne bei uns melden.
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Unser Praxistipp: Behalten Sie den Überblick über offene Posten und schicken Sie Ihre Mahnungen automatisch und digitalisieren Sie noch heute Ihre Buchhaltung – oder noch besser Ihre gesamte Finanzabteilung. Dadurch wissen Sie immer, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und auch Sie verringern Ihre Gefahr, noch offene Aufwände zu übersehen!
3. Schritt: die 2. Mahnung schreiben
Die zweite Mahnung wird im Normalfall 2 Wochen nach der ersten, erfolglosen Mahnung versendet.
Wichtig bei der 2. Mahnung ist der Hinweis für den Kunden, dass bei erneutem Nicht-Beachten der Mahnung ein gerichtliches Verfahren eingeleitet wird. Dies könnte folgendermaßen formuliert werden:
Sollten wir über den Gesamtbetrag bis zum [Datum] nicht oder nicht vollständig verfügen können, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
Dadurch haben Sie alles versucht, um ohne ein gerichtliches Verfahren auszukommen und haben dem Schuldner ausreichend Gelegenheiten gegeben, den Zahlungsverzug auszugleichen.
Erfolgloses Mahnen: Was passiert jetzt?
Wie Sie in Ihrer 2. Mahnung bereits angekündigt haben, sollten Sie nun Ihren Worten auch Taten folgen lassen.
Sie können daher einen gerichtlichen Bescheid beantragen, dann wird aus einer außergerichtlichen Mahnung eine gerichtliche.
Dazu müssen Sie einen Bescheid bei einem Mahngericht beantragen. In Österreich sind dafür die Bezirksgerichte zuständig – bis zu einer Höhe von 15.000 Euro. Beträge, die diese Grenze überschreiten werden vom Landesgericht behandelt.
In Deutschland spielt die Höhe des Geldwertes keine Rolle: Dort liegt die sachliche Zuständigkeit für die Durchführung des Mahnverfahrens ausschließlich beim Amtsgericht.
Bei einer gerichtlichen Mahnung findet kein Gerichtsprozess statt und ein Vollstreckungsbescheid kann wesentlich schneller und kostengünstiger erwirkt werden – vorausgesetzt der Schuldner erhebt keinen Einspruch.
Sollten Sie davon ausgehen, dass der Schuldner Einspruch einlegt, dann ist eine Klage wohl die bessere Wahl, wenn auch langwieriger. Die Mahnung wird vor Gericht behandelt und kann sich unter Umständen über einige Zeit erstrecken.
Richtig mahnen: Praxistipps
Deshalb ist es besser, sich im Vorfeld um ein gutes und effektives Forderungsmanagement zu bemühen und bei der Wahl seiner Kunden vorsichtig zu sein.
Außerdem kann Ihnen eine moderne Software wie domonda Übersicht über Ihre offenen Posten verschaffen, wodurch Sie frühzeitig erkennen können, ob ein Kunde zahlungssicher ist oder nicht. Sollte ein Kunde einmal nicht zahlen ist das kein Problem: Mit domonda können Sie automatisiert Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden – mit individuellen Mahnstufen, so wie es für Sie passt.
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
