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Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer [Test & Guide]

Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert am 14. Juni 2022

Sich selbständig zu machen ist an sich schon eine Herausforderung. Von der Idee bis zur Umsetzung ist es ein langer Weg und es steckt viel harte Arbeit dahinter. Da will man sich meistens nicht auch noch mit der Buchhaltung herumschlagen, die Zeit frisst und – seien wir ehrlich – den wenigsten echten Spaß macht.

Aber zu einem funktionierenden Unternehmen egal welcher Größe, gehört eine einwandfreie Buchhaltung nun einmal dazu. Und wenn man den Überblick verliert, wem man noch Geld schuldet und wer einem noch welches schuldig ist, dann kann auch die beste Idee den Bach runter gehen.

Damit das nicht passiert, gibt es eine simple Möglichkeit, für all diejenigen, denen die Buchhaltung schlaflose Nächte bereitet: kostengünstige Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Anforderungen von Jungunternehmern, Startups und Gründer zugeschnitten ist.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte über Buchhaltungssoftware für Startups, ob man die Buchhaltung selbst erledigen oder doch lieber outsourcen soll und welche Vorteile online Buchhaltungsprogramme bieten.

Die schlimmsten Fehler in der Buchhaltung bei Startups

Die ersten Hürden für die Gründer eines Start-Up sind oft schon die Anmeldung des Gewerbes und die Erklärung an das Finanzamt. Spätestens wenn das geschafft ist, kommt gerne ein weiteres Problem hinzu: das Rechnungswesen und die Buchhaltung. Diese Begriffe sind im Anfangsstadium für Neugründer oft noch Fremdwörter. Da kann es schon mal sein, dass einem Fehler unterlaufen. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir für Sie die schlimmsten Buchhaltungsfehler aufgelistet.

  • Ein Konto für alles

    Private Ausgaben haben nichts mit geschäftlichen Ausgaben zu tun. Bei dieser Trennung ist das Finanzamt besonders streng. Wer also Jungunternehmer ist, sollte sich dessen bewusst werden und sich ein eigenes Geschäftskonto für sein Unternehmen anlegen. Mittlerweile gibt es in diesem Bereich günstige Angebote, die den Einstieg in die Selbstständigkeit erleichtern. Dadurch hat man automatisch mehr Ordnung, was die geschäftlichen Belege angeht und auch die Steuerberater Kosten, wenn man sich denn an eine Steuerberaterkanzlei wendet, sinken, denn im Nachhinein die geschäftlichen von den privaten Belegen zu trennen, bedeutet sehr viel Arbeitsaufwand.

  • Falsche Aufbewahrung der Belege

    Belege gehören immer systematisch aufbewahrt. Dadurch findet man Belege schnell, wenn man sie braucht und es gehen keine Rechnungen verloren. Das “Belegchaos” ist eine der größten Todsünden im Bereich der Buchhaltung, weil Belege die Grundlage für das Rechnungswesen sind. Mittlerweile gibt es die Option, Rechnungen zu digitalisieren, was einen immensen Vorteil bietet: Wenn Sie Ihre Belege digital archivieren sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie verlieren oder viel Zeit damit verbringen muss, sie zu suchen.
    Unser Praxistipp: Etablieren Sie einen digitalen Rechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen – dieser unterstützt Sie im Umgang mit Ihren Belegen.

  • Falsche Rechnungen ausstellen

    Als Unternehmer muss man vor allem eines: Rechnungen schreiben. Diese müssen bestimmte Punkte enthalten – wie beispielsweise die Ausweisung der Vorsteuer – da es sonst zu saftigen Strafen seitens des Finanzministeriums kommen kann. Auf einer Rechnung müssen gewisse Punkte vermerkt sein, damit alle Beteiligten zufrieden sein können. Die Wirtschaftskammer Österreich hat einen Leitfaden zum richtigen Schreiben von Rechnungen erstellt, der gerade Gründern und Jungunternehmern helfen soll, über Formalitäten und Notwendigkeiten Bescheid zu wissen.

  • Keine Mahnungen schreiben

    Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist verpasst, sollte man ihm immer eine Mahnung schicken. Gerade als Startup oder Neugründer hat man oft nicht den Luxus, lange auf ausständige Rechnungen warten zu können. Wenn man nicht mit einer Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer arbeitet, die einen smarten Kontenabgleich mit einer automatischen Auflistung aller fehlender Beträge anbietet, muss man selbst regelmäßig nachschauen, ob offene Rechnungen eingegangen sind oder nicht. Nur so kann man Geld verdienen und das Unternehmen wachsen.

  • Steuertermine verpassen

    Wir kennen es doch alle: Einen Tag, nachdem die Frist abgelaufen ist, erinnern wir uns daran: aber die Frist für den Steuertermin ist schon vorbei! Im behördlichen Bereich kann das schwerwiegende Folgen haben. Gerade Steuertermine sollten nicht allzu oft verpasst werden, denn ansonsten kann man mit anständigen Strafen rechnen. Deshalb ist es am besten, sich im Vorhinein über alle relevanten Termine zu informieren und sich rechtzeitig Erinnerungen zu stellen. Buchhaltungssoftware für Startups enthalten oft automatische Erinnerungen, was ein Verpassen von Fristen beinahe unmöglich macht.

  • Rechnungen nicht zu kopieren – oder zu digitalisieren

    Rechnungen zu digitalisieren ist insofern eine gute Idee, weil man sich Platz spart und keine Belege mehr verliert. Aber auch die Tatsache, dass Thermopapier, also jede Form von Rechnung, die man im Supermarkt bekommt, nicht lichtfest ist, stellt kein Problem mehr dar. Wenn man sich noch nicht für die digitale Buchhaltung im Startup entschieden hat, sollte man dennoch alle Belege kopieren und einscannen, damit weder Licht noch Verlust der Buchhaltung Schaden kann. Gerade auf Reisen kann das ein Problem sein: Belege, die für die Spesenabrechnung benötigt werden, verschwinden einfach unterwegs.

  • Keine professionelle Unterstützung erbitten

    Man kann nicht in jedem Gebiet ein Experte sein. Das anzunehmen und sich nicht helfen zu lassen, wäre in der Buchhaltung ein großer Fehler. Wenn man mit all den Belegen, Fristen, Mahnungen und Konten einfach überfordert ist, kann man sich ruhig Hilfe holen.

Sparen Sie Ihrem Start-Up wertvolle Zeit und Kosten. Entscheiden Sie sich für eine digitale Buchhaltung. 

Buchhaltung einfach selbst erledigen?

Buchhaltung an sich ist keine Hexerei, aber es braucht Disziplin und Ordnung. Wenn Sie bereit sind, sich in die Fachbereiche einzulesen oder sich von der Österreichischen Wirtschaftskammer Informationen einzuholen und jede Woche ein paar Stunden in die Buchhaltung zu investieren, können Sie durchaus versuchen, die Buchhaltung selbst zu erledigen.

Wenn Sie aber nicht gewillt sind, so viel Freizeit in die Buchhaltung zu stecken, dann sollten Sie lieber in eine Buchhaltungssoftware investieren. Dabei ist wichtig, dass gewisse Funktionen abgedeckt sind: Dazu gehört eine digitale Belegerkennung, digitale Rechnungsfreigabendie Möglichkeit der Bankintegration sowie einen automatisierten Kontenabgleich.

Wenn man für den Jahresabschluss und Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) einen Steuerberater zu Rate zieht, sollte man darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware Startups und Gründern auch eine Anbindung an den Steuerberater anbietet. Bei einzelnen Buchhaltungssystemen gibt es auch die Möglichkeit, als Zusatzservice einen Steuerberater zu buchen, der die Weiterverarbeitung Ihrer Daten gleich in Ihrer Software vornimmt bzw. sich um den Export kümmert.

Auswahl der richtigen Buchhaltungslösung für Start-Ups

Es gibt keine Lösung nach dem Motto “One size fits all”, im Bereich der Buchhaltungsprogramme. Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Ihr Startup hängt von verschiedenen Faktoren ab: Finanzielle Möglichkeiten, Anforderungen und Voraussetzungen des Unternehmens an die Software.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, dass sich Gründer und Startups für eine Buchhaltungssoftware entscheiden, die einfach zu bedienen ist und skalierbar ist.

Von den bekannten Buchhaltungsprogrammen wie sevdesk, Fastbill, Billomat oder domonda, bieten nicht alle dieselben Funktionen an. Machen Sie nicht den Fehler, sich gleich für die günstigste Lösung zu entscheiden. Wenn eine andere Lösung dafür einen hohen Grad an Automatisierung, Skarlierbarkeit und individuelle Anpassbarkeit bietet sind etwas höhere Software-Kosten schnell wieder reingespielt.

Weiters spielt auch die Qualität der individuellen Beratung und einem persönlichem Support in die Entscheidungsfindung hinein. Machen Sie sich im Rahmen eines unverbindlichen Beratungsgespräches einen eigenen Eindruck davon, wie gut man auf die Bedürfnisse Ihres Start-Ups eingeht.

Wenn Sie sich für einen detaillierten Vergleich von Buchhaltungssoftware interessieren, können Sie die Details in unserem aktuellen Beitrag nachlesen.

Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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