Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer [Test & Guide]

Mann vor einer Startup-Wall

Inhaltsverzeichnis

Sich selbständig zu machen ist an sich schon eine Herausforderung. Von der Idee bis zur Umsetzung ist es ein langer Weg und es steckt viel harte Arbeit dahinter. Da will man sich meistens nicht auch noch mit der Buchhaltung herumschlagen, die Zeit frisst und – seien wir ehrlich – den wenigsten echten Spaß macht.

Aber zu einem funktionierenden Unternehmen egal welcher Größe, gehört eine einwandfreie Buchhaltung nun einmal dazu. Und wenn man den Überblick verliert, wem man noch Geld schuldet und wer einem noch welches schuldig ist, dann kann auch die beste Idee den Bach runter gehen.

Damit das nicht passiert, gibt es eine simple Möglichkeit, für all diejenigen, denen die Buchhaltung schlaflose Nächte bereitet: kostengünstige Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Anforderungen von Jungunternehmern, Startups und Gründer zugeschnitten ist.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte über Buchhaltungssoftware für Startups, ob man die Buchhaltung selbst erledigen oder doch lieber outsourcen soll und welche Vorteile online Buchhaltungsprogramme bieten.

Die schlimmsten Fehler in der Buchhaltung bei Startups

Die ersten Hürden für Gründer und Startups sind oft schon die Anmeldung des Gewerbes und die Erklärung an das Finanzamt. Spätestens wenn das geschafft ist, kommt gerne ein weiteres Problem hinzu: das Rechnungswesen und die Buchhaltung. Diese Begriffe sind im Anfangsstadium für Neugründer oft noch Fremdwörter. Da kann es schon mal sein, dass einem Fehler unterlaufen. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir für Sie die schlimmsten Buchhaltungsfehler aufgelistet.

  • Ein Konto für alles

    Private Ausgaben haben nichts mit geschäftlichen Ausgaben zu tun. Bei dieser Trennung ist das Finanzamt besonders streng. Wer also Jungunternehmer ist, sollte sich dessen bewusst werden und sich ein eigenes Geschäftskonto für sein Unternehmen anlegen. Mittlerweile gibt es in diesem Bereich günstige Angebote, die den Einstieg in die Selbstständigkeit erleichtern. Dadurch hat man automatisch mehr Ordnung, was die geschäftlichen Belege angeht und auch die Steuerberater Kosten, wenn man sich denn an eine Steuerberaterkanzlei wendet, sinken, denn im Nachhinein die geschäftlichen von den privaten Belegen zu trennen, bedeutet sehr viel Arbeitsaufwand.

  • Falsche Aufbewahrung der Belege

    Belege gehören immer systematisch aufbewahrt. Dadurch findet man Belege schnell, wenn man sie braucht und es gehen keine Rechnungen verloren. Das “Belegchaos” ist eine der größten Todsünden im Bereich der Buchhaltung, weil Belege die Grundlage für das Rechnungswesen sind. Mittlerweile gibt es die Option, Rechnungen zu digitalisieren, was einen immensen Vorteil bietet: Der Beleg ist digital abgespeichert und die Wahrscheinlichkeit, dass man ihn verliert oder viel Zeit damit verbringen muss, ihn zu suchen, sinkt erheblich. Mit einer Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer können die digitalen Belege außerdem auch vorkontiert und die Beträge übersichtlich dargestellt werden.
    Aber egal ob man bereits mit einer digitalen Buchhaltung oder noch analog arbeitet: Belege müssen immer geordnet und sicher aufbewahrt werden.

    Wenn Sie auf der Suche nach einem System sind, das Ihre Belege per Foto digitalisiert und auch mithilfe einer KI ausliest und vorkontiert, dann sprechen Sie kostenlos mit einem unserer Experten und lassen sich im Bereich der Digitalisierung Ihrer Finanzen beraten.

  • Falsche Rechnungen ausstellen

    Als Unternehmer muss man vor allem eines: Rechnungen schreiben. Diese müssen bestimmte Punkte enthalten – wie beispielsweise die Ausweisung der Vorsteuer – da es sonst zu saftigen Strafen seitens des Finanzministeriums kommen kann. Auf einer Rechnung müssen gewisse Punkte vermerkt sein, damit alle Beteiligten zufrieden sein können. Die Wirtschaftskammer Österreich hat einen Leitfaden zum richtigen Schreiben von Rechnungen erstellt, der gerade Gründern und Jungunternehmern helfen soll, über Formalitäten und Notwendigkeiten Bescheid zu wissen.

  • Keine Mahnungen schreiben

    Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist verpasst, sollte man ihm immer eine Mahnung schicken. Gerade als Startup oder Neugründer hat man oft nicht den Luxus, lange auf ausständige Rechnungen warten zu können. Wenn man nicht mit einer Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer arbeitet, die einen smarten Kontenabgleich mit einer automatischen Auflistung aller fehlender Beträge anbietet, muss man selbst regelmäßig nachschauen, ob offene Rechnungen eingegangen sind oder nicht. Nur so kann man Geld verdienen und das Unternehmen wachsen.

  • Steuertermine verpassen

    Wir kennen es doch alle: Einen Tag, nachdem die Frist abgelaufen ist, erinnern wir uns daran: aber die Frist für den Steuertermin ist schon vorbei! Im behördlichen Bereich kann das schwerwiegende Folgen haben. Gerade Steuertermine sollten nicht allzu oft verpasst werden, denn ansonsten kann man mit anständigen Strafen rechnen. Deshalb ist es am besten, sich im Vorhinein über alle relevanten Termine zu informieren und sich rechtzeitig Erinnerungen zu stellen. Buchhaltungssoftware für Startups enthalten oft automatische Erinnerungen, was ein Verpassen von Fristen beinahe unmöglich macht.

  • Rechnungen nicht zu kopieren – oder zu digitalisieren

    Rechnungen zu digitalisieren ist insofern eine gute Idee, weil man sich Platz spart und keine Belege mehr verliert. Aber auch die Tatsache, dass Thermopapier, also jede Form von Rechnung, die man im Supermarkt bekommt, nicht lichtfest ist, stellt kein Problem mehr dar. Wenn man sich noch nicht für die digitale Buchhaltung im Startup entschieden hat, sollte man dennoch alle Belege kopieren und einscannen, damit weder Licht noch Verlust der Buchhaltung Schaden kann.

  • Keine professionelle Unterstützung erbitten

    Man kann nicht in jedem Gebiet ein Experte sein. Das anzunehmen und sich nicht helfen zu lassen, wäre in der Buchhaltung ein großer Fehler. Wenn man mit all den Belegen, Fristen, Mahnungen und Konten einfach überfordert ist, kann man sich ruhig Hilfe holen.

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Buchhaltung einfach selbst erledigen?

Wenn man weiß, in welche Fettnäpfchen man im Bereich der Buchhaltung treten kann, stellt sich die Frage: Soll man die Buchhaltung als Neugründer selbst erledigen oder sie lieber mithilfe einer Buchhaltungssoftware für Startups outsourcen?

Buchhaltung an sich ist keine Hexerei, aber es braucht Disziplin und Ordnung. Wenn Sie bereit sind, sich in die Fachbereiche einzulesen oder sich von der Österreichischen Wirtschaftskammer Informationen einzuholen und jede Woche ein paar Stunden in die Buchhaltung zu investieren, können Sie durchaus versuchen, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Vermutlich werden Sie in den ersten Monaten sehr viel dazulernen, was Ihnen die buchhalterische Arbeit in Zukunft auch erleichtern wird.

Wenn Sie aber nicht gewillt sind, so viel Freizeit in die Buchhaltung zu stecken, dann sollten Sie lieber in eine Buchhaltungssoftware investieren. Dabei ist wichtig, dass ein Buchhaltungsprogramm immer gewisse Funktionen beinhaltet. Dazu gehört eine digitale Belegerfassung & Belegerkennung, hierarchisierte Rechnungsfreigabendie Möglichkeit der Bankintegration sowie einen automatisierten Kontenabgleich. Die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung sind unbestritten, denn sie spart Zeit, Geld und die Fehlerquote geht gegen Null. Wenn man die Buchhaltung komplett auslagern will und für Jahresabschluss und Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) einen Steuerberater zu Rate zieht, sollte man darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware Startups und Gründern auch eine Anbindung an den Steuerberater anbietet. Bei einzelnen Buchhaltungssystemen gibt es auch die Möglichkeit, als Zusatzservice einen Steuerberater intern zu buchen, der gleich innerhalb des Systems die Jahresabschlussarbeiten erledigen kann.

Buchhaltungssoftware für Startups: Vergleich

Es gibt keine Lösung nach dem Motto “One size fits all”, im Bereich der Buchhaltungsprogramme. Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer hängt von verschiedenen Faktoren des Unternehmens ab: Finanzielle Möglichkeiten, Anforderungen und Voraussetzungen des Unternehmens an die Software.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, dass sich Gründer und Startups für eine Buchhaltungssoftware entscheiden, die einfach zu bedienen ist und auch andere, nach Bedarf erweiterbare Funktionen anbietet.

Je schneller das Unternehmen wächst, desto wichtiger wird es auch, dass die Buchhaltungssoftware sich an die veränderten Bedingungen anpasst. Von den bekannten Buchhaltungsprogrammen für Startups, kleine Unternehmen und KMU’s, wie Fastbill, Billomat oder domonda, bieten nicht alle dieselben Funktionen an. Wenn beispielsweise die Buchhaltungssoftware für Startups auf das Wissen einer echten Steuerberatungskanzlei zurückgreifen kann und eine KI im Hintergrund läuft, die Belege automatisch und zu 99% richtig vorkontiert, sind das klare Vorteile für das Startup selbst. Weiters spielt auch die Qualität der individuellen Beratung in die Entscheidungsfindung hinein. Ob die Buchhaltungssoftware auch zu Ihrem Startup oder Unternehmen passt, kann oft erst nach der ersten Konsultation entschieden werden.

Wenn Sie sich für einen detaillierten Vergleich von Buchhaltungssoftware interessieren, können Sie die Details in unserem aktuellen Beitrag nachlesen.

Buchhaltung stellt einen wichtigen, unverzichtbaren Teil des Unternehmens dar und muss auch dementsprechend behandelt werden. Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer helfen dabei, die Buchhaltung effizient, genau und richtig zu erledigen, ohne extra einen Buchhalter einstellen zu müssen.

Sind Sie auf der Suche nach der passenden Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen? Dann testen Sie domonda kostenlos und unverbindlich und finden Sie heraus, ob es das passende Tool für Ihre Bedürfnisse ist.

Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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