Waren es früher vorwiegend komplexe und teure Enterprise-Lösungen für Unternehmer und Selbstständige, so gibt es jetzt auch ausgereifte Buchhaltungssoftware für KMU. Wir haben für Sie eine Checkliste erarbeitet, mit welcher Sie die passende Finanzlösung für Ihr Unternehmen finden.
Checkliste: Buchhaltungssoftware KMU
Ein mittelständisches Unternehmen sollte ein individuelles Anforderungsprofil erstellen, bevor man sich für einen Anbieter von KMU Buchhaltungssoftware entscheidet. Auch Mitarbeiter sollten sich in diesen Prozess einbringen können. Sie sollten sich die nachfolgende Checkliste genau ansehen und dann entscheiden, wie wichtig die einzelnen Punkte für Sie und Ihr Unternehmen sind.
1. Übersichtlichkeit & Benutzerfreundlichkeit
Digitalisierung bedeutet unter anderem das Vereinfachen von Prozessen und das sollte sich in Ihrer KMU Buchhaltungslösung widerspiegeln. Bereits beim ersten Einstieg in die Finanzlösung sollte den Usern intuitiv klar sein, wo sie welche Funktionalitäten finden und wie sie diese nutzen können. Außerdem sollte die Buchhaltungssoftware für mittelständische Unternehmen ein übersichtliches Finanz Dashboard anbieten. Ein gutes Buchhaltungsprogramm sollte Ihnen zudem tagesaktuelle Zahlen bieten, auf deren Basis Sie dann fundierte Entscheidungen treffen können.
2. Automatische Belegzuordnung
Eine wichtige Kernfunktionalität von Buchhaltungslösungen ist die digitale Belegerfassung. Ein Wechsel von analoger zu digitaler Buchhaltung ist mit vielen Vorteilen verbunden, wie zum Beispiel einer tagesaktuellen Finanzübersicht oder einer besseren Kommunikation mit dem Steuerberater. Mit einer smarten Belegverarbeitung haben kleine und mittelständische Unternehmen die Möglichkeit, bis zu 80% an Zeit für ihre Finanzadministration zu sparen. Doch die automatische Belegerfassung wird Ihre Finanzprozesse nur dann nachhaltig optimieren, wenn Sie sich auf die Zuordnung zu Kontenplänen verlassen können und nicht manuell nachprüfen müssen. Fragen Sie daher unbedingt, wie die Anbieter von Buchhaltungsprogrammen für KMU eine Fehlerquote gegen Null sicherstellen.
Abgesehen davon spielt auch in diesem Bereich die Nutzerfreundlichkeit eine Rolle: Belege sollten einfach & schnell per Drag and Drop oder per Mail in das Programm eingespeist werden können
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3. Rechnungsfreigabe & Workflows
Einen wichtigen Punkt für Ihr zukünftiges Buchhaltungsprogramm bildet die digitale Rechnungsfreigabe. Mühsame Rechnungsfreigaben über mehrere Hierarchieebenen hinweg können mit smarten Workflows und einem intelligenten Rechte- und Rollensystem vereinfacht werden. Je nach Branche und Geschäftsmodell können die Rollensysteme sehr individuell ausfallen. Evaluieren Sie, ob die Anbieter Ihren Prozessablauf auch “out-of-the-box” umsetzen können. Mithilfe von digitalen Finanz Workflows können Sie im Optimalfall Freigaben von Rechnungen automatisieren und Ihren Teamkollegen passende Rollen und Rechte zuweisen.
4. Einfacher Daten-Export
Vielleicht wollen Sie in Zukunft Ihre Finanzdaten mit anderen Daten kombinieren. Eventuell brauchen Sie Ihre Finanzdaten für einfache Weiterbearbeitungen, die aber in Ihrer Software so nicht vorgesehen sind. Auch das Szenario eines Anbieterwechsels sollte bereits zu Beginn mitgedacht werden: So oder so – Sie wollen in jedem Fall bei Vertragsende Zugriff auf Ihre Daten haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten vollständig und in gängigen, marktkonformen Formaten exportieren können.
5. Möglichkeit der Bankintegration
Die besten Buchhaltungsprogramme für mittelständische Unternehmen beinhalten immer auch die Möglichkeit einer Bankintegration. Dadurch, dass eine Bankanbindung im System integriert ist, können Sie Zahlungen einfach direkt aus der Buchhaltungssoftware erledigen. In domonda werden dabei sogar alle Zahlungen automatisch Ihren Belegen zugeordnet. Zusätzlich haben Sie den Vorteil des automatischen Kontenabgleichs: Dabei werden Zahlungen und Belege automatisch einander zugeordnet und fehlende Belege scheinen sofort auf. Darüber hinaus profitieren Sie von einer tagesaktuellen Offene-Posten-Übersicht und behalten somit Ihre Ein- und Ausgaben im Auge.
6. Netzwerk an Dienstleistern
Der Mehrwert einer Finanzplattform drückt sich auch in der Verfügbarkeit von Dienstleistern aus, die mit der Software arbeiten können. Wenn Sie Ihre Finanzprozesse digitalisieren, wollen Sie zukünftige Entwicklungen Ihrer Finanzabteilung ebenfalls auf der Plattform abbilden. Wenn Ihr Steuerberater oder Controller mit den Potenzialen Ihrer Buchhaltungssoftware umgehen kann, schaffen Sie erhebliche Kosteneinsparungen und können Ihre Prozesse richtig optimieren. Arbeiten Sie daher nur mit Anbietern von Buchhaltungsprogrammen für KMU’s zusammen, welche Sie bei Bedarf auf ein Expertennetzwerk rund um die Produktlösung verweisen können.
7. Servicequalität & Cloud-Lösung
Cloud-Lösungen sind sofort einsatzbereit, im besten Fall einfach zu bedienen und zeichnen sich durch eine hohe Servicequalität aus. Doch eine sehr große Kundenanzahl und zu schnelles Wachstum bringen den ein oder anderen Anbieter von Buchhaltungsprogrammen für KMU’s auch schon mal an seine Kapazitätsgrenzen. Sie sollten aber bei der Servicequalität keine Kompromisse eingehen müssen. Testen Sie deshalb die Buchhaltungssoftware für KMU und den dazugehörigen Service vor der Kaufentscheidung. Dadurch bekommen Sie ein Gefühl für das Buchhaltungsprogramm selbst und können sich entscheiden, ob es auch zu Ihnen und Ihr Unternehmen passt.
Fazit: Beste Buchhaltungssoftware für KMU
Ein Buchhaltungsprogramm für mittelständische Unternehmen muss einiges können. Am Ende des Tages muss sie Buchhaltung und Controlling unterstützen und einen tatsächlichen Mehrwert bringen. Durch Automatisierungen können langwierige Prozesse abgekürzt und Mitarbeiter für wichtigere Dinge im Unternehmen freigespielt werden. Die beste Buchhaltungssoftware für KMU ist diejenige, die sich am besten an Ihr Unternehmen anpasst und im Idealfall auch mit veränderten äußeren Umständen klarkommt.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
