Kommt Ihnen das bekannt vor? Alle paar Wochen ist Ihre Finanz-Team schwer beschäftigt. Mit Belegen, Rechnungen, Ordnern, Listenvergleichen, Abstimmungen mit Kollegen wegen fehlenden Dokumenten und der begleitenden Kommunikation mit dem Steuerberater.
Online-Rechnungen werden ausgedruckt und abgelegt. Das Management bringt noch mehr Belege nach, die irgendwo in Laden und Taschen gesammelt wurden, obwohl die Erfassung laut interner Prozessdefinition doch laufend erfolgen sollte.
Um sich langfristig solch zeitintensive Arbeiten sparen zu können, gibt es eine Lösung: Die Digitalisierung der Buchhaltung. Eine Online Buchhaltung hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Wenn man sich für eine Buchhaltung in der Cloud entscheidet, muss man jedoch genau darauf achten, wie man am besten eine nahtlose Umstellung schafft und welche Hürden Sie dabei eventuell bewältigen müssen.
Das papierlose Büro - was ist das?
Macht eine Online Buchhaltung für Ihr Unternehmen Sinn?
Vorteile einer digitalen Buchführung
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Weniger Materialaufwand
Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung bzw. die Digitalisierung der gesamten Finanzen ist ökologisch sehr sinnvoll. Für digitale Rechnungen wird von vorneherein kein Papier gebraucht. Wenn Sie eine digitale Buchhaltung nutzen, müssen Sie auch bereits online vorhandene Rechnungen nicht extra ausdrucken. Das spart zusätzlich auch Druck- und Papierkosten. -
Weniger Kosten für die Aufbewahrung
Rechnungen und Belege müssen je nach Gesetzeslage für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Das Finanzamt legt die Aufbewahrungspflicht für Unternehmenfest, die auch den Umgang mit elektronischen Datenträgern regelt. Meist müssen Sie Belege 10 Jahre lang aufbewahren. In diesem Zeitraum sammeln sich gewaltige Aktenberge an, die Sie auch irgendwo unterbringen müssen. Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren, gehören solche Lagerräume voller alter Rechnungen der Vergangenheit an. -
Online Buchhaltung ist zeiteffizienter
Wer seine Buchhaltung digitalisiert, greift oft auf verschiedene Buchhaltungsprogramme zurück. Dank solcher Programme bekommen Sie eine erleichterte Zuordnung der Belege zu den richtigen Konten. Manche Programme bieten sogar eine automatische Vorkontierung an, die mithilfe von künstlicher Intelligenz mitlernt. Dadurch werden Fehlerquellen mit jeder weiteren Rechnung minimiert. Aufgrund weniger Fehler und der automatischen Vorkontierung wird der Aufwand für die Buchhaltung verringert. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiter anderweitig einsetzen, da diese nun weniger Zeit für die Kontierung von Belegen benötigen. -
Einfache & schnelle Übermittlung der Daten an den Steuerberater
Normalerweise sammelt man das ganze Jahr über alle Belege, die am Ende mehr oder weniger ordentlich am Tisch des Steuerberaters landen. Oder am eigenen, wenn Sie den Jahresabschluss sowie den Monatsabschluss und die UVA(Umsatzsteuer-Voranmeldung) selbst erledigen möchten. So oder so kostet es Sie entweder Zeit oder Geld – oder beides. Mit einer digitalen Buchhaltung haben Sie gleich mehrere Vorteile:- die Übermittlung der Daten an den Steuerberater funktioniert quasi per Knopfdruck
- die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Belege verloren gehen
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Bessere Übersicht und Kontrolle über Finanzen
Je mehr Ein- und Ausgangsrechnungen Sie in Ihrem Unternehmen haben, desto weniger gut lässt sich der Überblick über die firmeninternen Finanzen behalten. Wenn Sie diese aber in einer Buchhaltungssoftware speichern und verarbeiten, können Sie die Einnahmen und Ausgaben wesentlich besser im Blicke behalten. Ein übersichtliches Finanz Dashboard mit den tagesaktuellen Zahlen sollte ein gutes Buchhaltungsprogramm jedenfalls bieten können. Warum? Weil Sie dadurch die Möglichkeit haben, die aktuelle Situation im Unternehmen jederzeit richtig einzuschätzen. -
Zeit- und ortsunabhängiger Zugang zu den Daten
Buchhaltungssoftware ist nicht gleich Buchhaltungssoftware: Man kann seine Buchhaltung zwar digitalisieren, aber wenn das Programm nur lokal auf einem PC oder Handy installiert wird ohne Cloud-Zugriff, ist man trotzdem an bestimmte Geräte gebunden. Handelt es sich jedoch um einen cloudbasierten Service, dann bekommen Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler zusätzliche Freiheiten. Denn dadurch können sie immer und überall auf die Daten zugreifen. Gute Buchhaltungsprogramme können sogar abfotografierte Rechnungen auslesen und sind nicht auf eingescannte Belege angewiesen.Das ermöglicht zusätzliche Flexibilität. -
Automatisierungspotenziale
Eine digitale Buchhaltung ist die Voraussetzung, um andere technische Vorteile nutzen zu können, wie beispielsweise bestimmte Automatisierungen. Dies bezieht sich vor allem auf redundante Arbeitsschritte, die relativ viel Zeit fressen. Mithilfe von Automatisierungen kann eine KI simple Arbeitsschritte erledigen, wodurch Ihre Mitarbeiter sich stattdessen mit wichtigeren Themen beschäftigen können.
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Nachteile und eventuelle Risiken einer Online Buchhaltung
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Kosten für Software
Eine Umstellung ist immer auch mit Kosten verbunden. Sei es der Kauf der Software selbst oder die Schulung der Mitarbeiter, damit diese damit auch umgehen können. Zudem sollte man im Vorhinein auch die verschiedenen Buchhaltungsprogramme vergleichen, denn manche haben spezielle Schwerpunkte oder bieten praktische Zusatzservicesan, die relevant für Ihr Unternehmen sein können. -
Umstellung auf eine neue Art der Buchführung
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Gewährleistung der Datensicherheit
Oft haben viele Unternehmen Bedenken, ihre Daten einfach in einer Cloud-Lösung unterzubringen. Schlagzeilen von Datenhacks sind niemandem mehr fremd. Aber so gesehen könnte auch jemand in den Raum einbrechen, wo Sie Ihre Ordner mit Belegen und Rechnungen lagern. Dennoch sollte man bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf achten, dass diese eine GoBD Sicherheit bietet. Darin sind alle “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” zusammengefasst und eine Buchhaltungssoftware, die eine solche Sicherheit bietet, entspricht dadurch auch den aktuellen gesetzlichen Richtlinien.
Umstieg auf Online Buchhaltung
Wenn Sie sich für den Umstieg auf eine Online Buchhaltung entschieden haben, gilt es Folgendes zu beachten:
Auswahl der richtigen Lösung
Digitalisierungsförderungen nutzen
Wie werden Rechnungen digitalisiert?
Wie müssen digitale Belege archiviert werden?
Für die Archivierung von digitalen Rechnungen gibt es vom Finanzamt genaue Vorschriften, die Sie einhalten müssen. Achten Sie bei der Auswahl auf eine Softwarelösung, welche Ihre Rechnungen GOBD-konform archiviert um zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Eine Online Buchhaltung können Sie gut mit der Kommunikation mit dem Steuerberater kombinieren. Am Ende einer gut vorbereiteten Buchhaltung entsteht ein ordentlich aufbereitetes Dokument, das Sie normalerweise in die verschiedenen Programme exportieren können, die Steuerberater gemeinhin benutzen. Jedenfalls sollten Schnittstellen für dvo, BMD oder DATEV vorhanden sein.
Wenn man bereits einen Steuerberater hat, sollte man sich dennoch im Vorfeld darüber informieren, mit welcher Software dieser arbeitet und darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware damit kompatibel ist.
3 Tipps für den Start in die Online Buchhaltung
Zusammenfassend können Ihnen folgende 3 Tipps bei der Umstellung auf eine Online Buchhaltung helfen:
Umstieg gut vorbereiten
Die Umstellung von klassischer Buchhaltung muss gut überlegt sein. Sie müssen Ihre Mitarbeiter darauf vorbereiten, damit sie mit der neuen Technik nicht überfordert sind und gewisse Tools auch nutzen können. Nur so ist die Online Buchhaltung auch tatsächlich effizient und zeitsparend.
Nicht gut geschulte Mitarbeiter, die sich selbst das Wissen über die verwendete Software beibringen müssen, können am Ende frustriert sein. Deshalb ist eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitern notwendig.Prozesse automatisieren
Die digitale Buchhaltung bietet Ihnen viel Automatisierungspotenzial, die es mit Papier nicht gäbe: So auch die Automatisierung von Belegauslese, Zuordnung von Transaktionen, Vorkontierung und vieles mehr. Achten Sie auf einen hohen Automatisierungsgrad der eingesetzten Softwarelösung um wirklich Zeit und Kosten zu sparen.
Rechnungen digital freigeben
Nutzt Ihr Unternehmen noch Unterschriftenmappen? Digitale Rechnungsfreigaben verkürzen Prozessketten und legen Verantwortlichkeiten klar fest. Durch ein ausgeklügeltes Rechtemanagement bekommt jeder Mitarbeiter den Zugriff, den er braucht und kann von seinem Vorgesetzten um Freigabe bitten, ohne vor Ort sein zu müssen.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
