Warum ist die Rechnungsfreigabe wichtig?
Rechnungsfreigaben sollen sicherstellen, dass Rechnungen nur dann bezahlt und verbucht werden wenn sie formell, inhaltlich und betraglich korrekt ausgestellt sind. Nach einer erfolgten Zahlung ist es wesentlich aufwändiger Fehler zu beheben.
Wenn falsche Rechnungsbeträge überwiesen wurden, stellt dies zudem ein nicht unerhebliches finanzielles Risiko für Unternehmen dar.
Die Rechnungsfreigabe erfüllt folglich den Zweck, folgende Risiken für Unternehmen zu vermeiden:
- Falsch überwiesene Beträge stellen ein Risiko dar, da nie zu 100% sicher gestellt werden kann, dass die Beträge vom Empfänger wieder rücküberwiesen werden. Dies kann etwa im Falle einer Insolvenz des Lieferanten zum Problem werden.
- Fehler, welche erst nach der Verbuchung auffallen, müssen aufwändig korrigiert werden
- Bei Rechnungen, welche formell unvollständig sind, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden.
- Mit einem 4-Augen Prinzip bei der Rechnungsfreigabe kann zudem das Risiko einer Veruntreuung von Unternehmensvermögen durch Mitarbeiter des Unternehmens deutlich vermindert werden.
Wie funktioniert die Rechnungsfreigabe?
Bevor Sie eine Rechnung freigeben, müssen sollten diese zuerst formell und inhaltlich geprüft werden.
Bei der inhaltlichen Prüfung ist erst abzuklären, ob die erhaltene Ware vollständig und ganz angekommen bzw. ob die Dienstleistung zu Ihrer Zufriedenheit erfolgt ist.
Zudem muss geprüft werden, ob die verrechneten Positionen dem Angebot bzw. Kostenvoranschlag entsprechen und Mehrkosten abgeklärt wurden. Dazu müssen alle relevanten Informationen oft abteilungsübergreifend eingeholt werden.
Zudem müssen die Rechnungen auf formelle Vollständigkeit geprüft werden. Denn Rechnungen haben bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Merkmale zu erfüllen. Grundsätzlich muss Folgendes enthalten sein:
- Vollständiger Name des Kunden und des Lieferanten
- Datum der Rechnungsstellung (ist bei jeder Änderung zu aktualisieren)
- Umsatzsteuer-ID
- Bezeichnung der Artikel und Leistungen, Menge, Stückpreis
- Zeitpunkt des Versandes bzw. der Leistungserbringung
- Entgelte mit und ohne enthaltene Steuern, aufgeschlüsselt nach Steuersatz
- Vereinbarte Rabatte
- Gesamtbetrag
- Steuer- und Zahlungshinweis
Was ist bei der Auswahl einer Software für Rechnungsfreigabe zu beachten?
Freigabeprozesse von Rechnungen variieren von Unternehmen zu Unternehmen und hängen auch von deren internen Struktur und Hierarchie ab. Wenn Rechnungsfreigaben mit einer gedruckten Unterschriftenmappe erledigt werden, dauert das oft lange und ist unnötig umständlich.
Mittlerweile ist es bedeutend einfacher und effizienter, auf eine Softwarelösung zurückzugreifen, um Freigaben abzuwickeln. Sofern interne Freigabe -und Prüfregeln bereits explizit niedergeschrieben und in laufender Anwendung sind, sollten diese möglichst 1:1 in der Software abgebildet werden können.
Dazu zählt etwa- dass Belege vordefinierte Prüfschritte durchlaufen
- dass ab bestimmten Rechnungsbeträgen eine extra Genehmigung einzuholen ist.
- wer für welche Freigaben zuständig ist (nach Abteilung, Projekt, Rolle, Standort…)
Softwarelösungen, welche nur starre, einfache Freigabeprozesse ohne Möglichkeiten der Anpassung anbieten, sollten Sie folglich eher meiden.
Wenn Freigaben in der Vergangenheit eher ad-hoc gemacht wurden, ist die Implementierung einer Rechnungsfreigabe Software eine gute Gelegenheit, Struktur in Ihre Prozesse einzuführen. Achten Sie auf eine Softwarelösung, welche Sie bei der Implementierung fachlich berät.Eine Self-Service Lösung mag zwar günstiger scheinen, das geht aber meist auf Kosten eines guten Support.
Bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung für Rechnungsfreigaben sollten sie darauf achten, dass ein möglichst hoher Grad an Automatisierung ermöglicht wird. Wenn Sie etwa Belegdaten erst wieder manuell ins System eintragen müssen, vermindert sich der Nutzen einer solchen Lösung deutlich.
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Vorteile einer Rechnungsfreigabe-Software
Wenn Sie für Ihren Rechnungsfreigabe-Prozess eine moderne Softwarelösung benutzen, ergeben sich dadurch einige Vorteile. Zwar müssen Sie initial mit den Kosten für die Software selbst rechnen, jedoch überwiegen auf lange Sicht die Vorzüge.
Deshalb haben wir für Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Vorteile eines Rechnungsfreigabe-Programms zusammengestellt.
Unterstützung für die Mitarbeiter
Von Skonti profitieren, Mahnspesen vermeiden
Vereinheitlichung und Vereinfachung von Abläufen
- Belege können einfach unterwegs abfotografiert werden. Umständliches und statisches Scannen ist nicht mehr nötig.
- Verantwortlichkeiten können klar hinterlegt werden, Verwirrungen und Unstimmigkeiten werden so verhindert.
- Dank eines übersichtlichen Finanz Dashboards behalten Sie den Überblick über Aufgaben, Finanzkennzahlen und Aktivitäten Ihrer Abteilungen.
Nachvollziehbarkeit
Compliance durch sichere Prozesse
Sichern Sie sich technisch vor Veruntreuung ab. So kann z.B. die Bearbeitung von Belegdaten nach einer erfolgten Freigabe gesperrt werden. Zudem kann die Zahlungsfunktion für die Rechnung erst ab einem bestimmten Freigabeschritt freigeschalten werden.
Kostenersparnis
- Durchlaufzeiten und Aufwände werden reduziert
- Weniger Kosten für Papier, Porto und Druckmaterial
Vermeidung von Fehlern
Wenn Rechnungen manuell erfasst werden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren. Auch verloren gegangene Rechnungen sind keine Seltenheit. Eine Buchhaltungssoftware, die Ihre Finanzprozesse strukturiert, kann solche Fehlerquellen schnell und unkompliziert ausmerzen.
- Automatische Belegauslese: (mittels künstlicher Intelligenz) – (mittels künstlic Schluss mit manuellem Abtippen
- Tagesaktuelle offene Posten: Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten. Übersehen Sie keine offenen Rechnungen mehr und sparen Sie sich die Mahnspesen
- Einfache Spesenabrechnung: Keine verlorenen Belege mehr auf Reisen
- Finanz Dashboard: Profitieren Sie von tagesaktuellen Finanzkennzahlen
Zeitersparnis und höhere Flexibilität
Digitale Rechnungsfreigabe am Beispiel domonda
Sie können ganz einfach Ihre kompletten Belegverarbeitung von der Erfassung bis zur Verbuchung in einem System abwickeln – und zwar in domonda.
In domonda bekommen Sie die Möglichkeit, Ihre Freigaben im Vorfeld individuell zu strukturieren. Sie können Arbeitsschritte definieren und Freigaberegeln etwa nach Belegkategorie (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kreditkartenbelege,…) differenzieren.
Zusätzlich wird der gesamte Bearbeitungsprozess für jeden Beleg nachvollziehbar dokumentiert: Dadurch bleiben alle Änderungen nachvollziehbar und transparent.
Hier sehen Sie alle Vorteile von digitalen Rechnungsfreigaben mit domonda auf einen Blick:
- Automatische Belegauslese mit KI: Kein händisches Abtippen erforderlich
- Struktur in Ihre Freigaben bringen: Individuelle Arbeitsschritte und Freigaberegeln festlegen
- Überblick & Kontrolle: Behalten Sie alle Belege (inkl. offener Genehmigungen) im Blick
- Compliance sicherstellen: 4-Augen-Prinzip, Sperre der Zahlungsfunktion bis zur Freigabe,…
- Optimale Zusammenarbeit im Finanz-Team: Wickeln Sie die gesamte Belegkommunikation nachvollziehbar in einem System ab
- Verfahrensdokumentation: für mehr Übersicht & Transparenz.
- Zielgenaue Rechte- & Zugriffssteuerung: stellen Sie sicher, dass sensible Daten nur von ausgewählten Mitarbeitern eingesehen werden können.
- Automatisierte Abläufe: anhand von Belegmerkmalen können Sie spezifische Freigaberegeln anwenden
Wagen Sie den Schritt in Richtung Digitalisierung und nutzen Sie die Vorteile, die sich daraus ergeben! Wenn Sie mehr über die Rechnungsfreigabe Software domonda erfahren möchten, können Sie einfach ein Beratungsgespräch vereinbaren. Oder testen Sie digitale Freigaben mit domonda kostenlos & unverbindlich.
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
