Rechnungsfreigabe-Software: Eine sinnvolle Investition?

Inhaltsverzeichnis

Rechnungsfreigaben sind essenzielle Prozesse in jedem Unternehmen. Durch eine Digitalisierung können Sie Fehler vermeiden und Zeit sparen. Wie genau das funktioniert und worin die Vorteile einer Softwarelösung für die Rechnungsfreigabe liegen, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum ist die Rechnungsfreigabe wichtig?

Rechnungsfreigaben sollen sicherstellen, dass Rechnungen nur dann bezahlt und verbucht werden wenn sie formell, inhaltlich und betraglich korrekt ausgestellt sind. Nach einer erfolgten Zahlung ist es wesentlich aufwändiger Fehler zu beheben. Wenn falsche Rechnungsbeträge überwiesen wurden, stellt dies zudem ein nicht unerhebliches finanzielles Risiko für Unternehmen dar. Deshalb ist es besonders wichtig, vor der Zahlung alle Rechnungsdetails formell und inhaltlich zu prüfen.

Die Rechnungsfreigabe erfüllt folglich den Zweck, folgende Risiken für Unternehmen zu vermeiden:

  • Falsch überwiesene Beträge stellen ein Risiko dar, da nie zu 100% sicher gestellt werden kann, dass die Beträge vom Empfänger wieder rücküberwiesen werden. Dies kann etwa im Falle einer Insolvenz des Lieferanten zum Problem werden.
  • Fehler, welche erst nach der Verbuchung auffallen, müssen aufwändig korrigiert werden
  • Bei Rechnungen, welche formell unvollständig sind, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden.
  • Mit einem 4-Augen Prinzip bei der Rechnungsfreigabe kann zudem das Risiko einer Veruntreuung von Unternehmensvermögen durch Mitarbeiter des Unternehmens deutlich vermindert werden.

Wie funktioniert die Rechnungsfreigabe?​

Bevor Sie eine Rechnung freigeben, müssen sollten diese zuerst formell und inhaltlich geprüft werden.
Bei der inhaltlichen Prüfung ist erst abzuklären, ob die erhaltene Ware vollständig und ganz angekommen bzw. ob die Dienstleistung zu Ihrer Zufriedenheit erfolgt ist. Zudem muss geprüft werden, ob die verrechneten Positionen dem Angebot bzw. Kostenvoranschlag entsprechen und Mehrkosten abgeklärt wurden. Dazu müssen alle relevanten Informationen oft abteilungsübergreifend eingeholt werden.

Zudem müssen die Rechnungen auf formelle Vollständigkeit geprüft werden. Denn Rechnungen haben bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Merkmale zu erfüllen. Grundsätzlich muss Folgendes enthalten sein:

  • Vollständiger Name des Kunden und des Lieferanten
  • Datum der Rechnungsstellung (ist bei jeder Änderung zu aktualisieren)
  • Umsatzsteuer-ID
  • Bezeichnung der Artikel und Leistungen, Menge, Stückpreis
  • Zeitpunkt des Versandes bzw. der Leistungserbringung
  • Entgelte mit und ohne enthaltene Steuern, aufgeschlüsselt nach Steuersatz
  • Vereinbarte Rabatte
  • Gesamtbetrag
  • Steuer- und Zahlungshinweis

Was ist bei der Auswahl einer Software für Rechnungsfreigabe zu beachten?

Freigabeprozesse von Rechnungen variieren von Unternehmen zu Unternehmen und hängen auch von deren internen Struktur und Hierarchie ab. Wenn Rechnungsfreigaben mit einer gedruckten Unterschriftenmappe erledigt werden, dauert das oft lange und ist unnötig umständlich.

Mittlerweile ist es bedeutend einfacher und effizienter, auf eine Softwarelösung zurückzugreifen, um Freigaben abzuwickeln. Sofern interne Freigabe -und Prüfregeln bereits explizit niedergeschrieben und in laufender Anwendung sind, sollten diese möglichst 1:1 in der Software abgebildet werden können. Dazu zählt etwa

  • dass Belege vordefinierte Prüfschritte durchlaufen
  • dass ab bestimmten Rechnungsbeträgen eine extra Genehmigung einzuholen ist.
  • wer für welche Freigaben zuständig ist (nach Abteilung, Projekt, Rolle, Standort…)

Softwarelösungen, welche nur starre, einfache Freigabeprozesse ohne Möglichkeiten der Anpassung anbieten, sollten Sie folglich eher meiden.

Wenn Freigaben in der Vergangenheit eher ad-hoc gemacht wurden, ist die Implementierung einer Rechnungsfreigabe Software eine gute Gelegenheit, Struktur in Ihre Prozesse einzuführenAchten Sie auf eine Softwarelösung, welche Sie bei der Implementierung fachlich berät. Eine Self-Service Lösung mag zwar günstiger scheinen, das geht aber meist auf Kosten eines guten Support.

Unternehmen, welche Prozesse digitalisieren, erwarten sich dadurch auch eine deutliche Automatisierung von manuellen Tätigkeiten. Bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung für Rechnungsfreigaben sollten sie darauf achten, dass ein möglichst hoher Grad an Automatisierung ermöglicht wird. Wenn Sie etwa Belegdaten erst wieder manuell ins System eintragen müssen, vermindert sich der Nutzen einer solchen Lösung deutlich.

 

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Vorteile einer Rechnungsfreigabe-Software

Wenn Sie für Ihren Rechnungsfreigabe-Prozess eine moderne, online Buchhaltungssoftware benutzen, ergeben sich dadurch einige Vorteile. Zwar müssen Sie initial mit den Kosten für die Software selbst rechnen, jedoch überwiegen auf lange Sicht die Vorzüge. Deshalb haben wir für Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Vorteile eines Rechnungsfreigabe-Programms zusammengestellt.

Unterstützung für die Mitarbeiter

Mitarbeiter werden entlastet, da die Arbeitsschritte bereits in der Software definiert wurden. Je nach Unternehmen können mehrstufige Freigabeprozesse eingerichtet und automatisiert ausgeführt werden. Beispielsweise kann bei Überschreiten eines bestimmten Betrages automatisch die Freigabe des Managements eingeholt werden. Mittels eines guten Rechtemanagements kann genau gesteuert werden, welche Belege, Bankkonten, etc. von welchem Mitarbeiter eingesehen werden kann. Außerdem kann in einer guten Software individuell festgelegt werden, welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern erledigt werden dürfen: z. B. Rechnungen prüfen, bezahlen, verbuchen oder freigeben. Ein Abteilungsleiter kann so beispielsweise alle Belege einsehen und freigeben.

Von Skonti profitieren, Mahnspesen vermeiden

Um die zeitlich begrenzten Skonti zu erhalten ist es wichtig, dass Rechnungen schnell geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Je länger dieser Prozess dauert, desto leichter kann es passieren, dass man Fristen verpasst und am Ende sogar Mahnspesen bezahlen muss.

Dank moderner Softwarelösungen können Sie die Durchlaufzeit von Rechnungen wesentlich verkürzen und viele Arbeitsschritte automatisierenLösungen für digitale Rechnungsfreigaben unterstützen Sie dabei,  Freigaberegeln für Ihre Rechnungen zu erstellen und den gesamten Prozess nachvollziehbar abzuwickeln. Freigaben werden dann einfach online abgewickelt. Für eine Bestätigung reicht oft ein Klick. Zudem behalten Sie den Status aller Dokumente im Überblick und können eingreifen, wenn sich etwa die Freigabe verzögert.

Vereinheitlichung und Vereinfachung von Abläufen

Die passende Software kann einfach und ohne technisches Fachwissen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden und somit werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen optimal definiert:

Nachvollziehbarkeit

Nachvollziehbarkeit ist das A und O in der Buchhaltung. Gute Programme für Rechnungsfreigabe ermöglicht es allen Nutzern, den aktuellen Status der Rechnungen im Auge zu behalten. Durch eine prüfungssicheren Verfahrensdokumentation werden Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen eingehalten.

Kostenersparnis

Sie können nicht nur durch die Automatisierung Ihres Rechnungseingangs Kosten sparen, sondern Sie schaffen gleichzeitig auch einen Mehrwert in anderen Bereichen:

  • Durchlaufzeiten und Aufwände werden reduziert
  • Weniger Kosten für Papier, Porto und Druckmaterial

Vermeidung von Fehlern

Wenn Rechnungen manuell erfasst werden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren. Auch verloren gegangene Rechnungen sind keine Seltenheit. Eine Buchhaltungssoftware, die Ihre Finanzprozesse strukturiert, kann solche Fehlerquellen schnell und unkompliziert ausmerzen.

Zeitersparnis und höhere Flexibilität

Mit einer Rechnungsfreigabe Software ist es besonders einfach, Rechnungen zu digitalisieren. Sie sparen sich Zeit und erhöhen die Flexibilität von sich und Ihren Mitarbeitern. Denn die Durchlaufzeit von Rechnungen kann mithilfe einer Software auf 2-3 Tage verringert werden. Freigaben können ortsunabhängig erteilt werden – ein Klick genügt.

Digitale Rechnungsfreigabe am Beispiel domonda

Sie können ganz einfach Ihre kompletten Belegverarbeitung von der Erfassung bis zur Verbuchung in einem System abwickeln – und zwar in domonda.

In domonda bekommen Sie die Möglichkeit, Ihre Freigaben im Vorfeld individuell zu strukturieren. Sie können Arbeitsschritte definieren und Freigaberegeln etwa nach Belegkategorie (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kreditkartenbelege,...) differenzieren.

Zusätzlich wird der gesamte Bearbeitungsprozess für jeden Beleg nachvollziehbar dokumentiert: Dadurch bleiben alle Änderungen nachvollziehbar und transparent.

Hier sehen Sie alle Vorteile von digitalen Rechnungsfreigaben mit domonda auf einen Blick:

  • Automatische Belegauslese mit KI: Kein händisches Abtippen erforderlich
  • Struktur in Ihre Freigaben bringen: Individuellen Arbeitsschritten und Freigaberegeln festlegen
  • Überblick & Kontrolle: Behalten Sie alle Belege (inkl. offener Genehmigungen) im Blick
  • Optimale Zusammenarbeit im Finanz-Team: Wickeln Sie die gesamte Belegkommunikation nachvollziehbar in einem System ab
  • Verfahrensdokumentation: für mehr Übersicht & Transparenz
  • Zielgenaue Rechte- & Zugriffssteuerung: stellen Sie sicher, dass sensible Daten nur von ausgewählten Mitarbeitern eingesehen werden können.
  • Automatisierte Abläufe: anhand von Belegmerkmalen können Sie spezifische Freigaberegeln anwenden

Wagen Sie den Schritt in Richtung Digitalisierung und nutzen Sie die Vorteile, die sich daraus ergeben! Wenn Sie mehr über die Rechnungsfreigabe Software domonda erfahren möchten, können Sie einfach ein Beratungsgespräch vereinbaren. Oder testen Sie digitale Freigaben mit domonda kostenlos & unverbindlich.

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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