Egal ob als Kleinunternehmer oder im mittelständischen Unternehmen: Jeden Tag müssen unzählige Entscheidungen getroffen werden. Unter anderem auch, welche Software im Unternehmen verwendet werden soll. Gerade im Bereich der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen fällt die Wahl oft nicht leicht.
Deshalb sollte man im Vorhinein folgende Faktoren gut abwägen: Welche Arten von Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen gibt es? Welche Funktionen muss die Software erfüllen?
In diesem Beitrag finden Sie die Antworten auf all diese Fragen und können am Ende eine Entscheidung darüber treffen, ob und welche Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen die passende für Sie ist.
Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen
Bei der Auswahl der richtigen Lösung, müssen Sie zunächst darauf achten, für welche Art der Buchführung die Software geeignet ist: für eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder für die doppelte Buchhaltung.
Haben Sie bereits einen Steuerberater, der Ihre Monatsabschlüsse, UVAs und den Jahresabschluss erledigt? Dann reicht eine Buchhaltungssoftware, die die vorbereitende Buchhaltung für Sie erledigt, vollkommen aus. Denn eine solche Software unterstützt Sie genau dort, wo Sie es brauchen: Ihr Finanz-Team wird entlastet und aufgrund der gut aufbereiteten Zahlen wird die teure Zeit des Steuerberaters reduziert.
Für einen optimalen und barrierefreien Austausch der Daten ist es wichtig, dass es eine passende Schnittstelle zu dem Buchhaltungsprogramm des Steuerberaters gibt. Eine Buchhaltungssoftware sollte außerdem leicht zu bedienen sein – unnötig komplizierte Programme rufen nur Ärger hervor. Und das muss eigentlich nicht sein.
Außerdem gibt es noch einen entscheidenden Unterschied bei Buchhaltungsprogrammen: Einerseits gibt es Cloud-Lösungen, andererseits Desktop-Versionen. Beides hat seine Vor- und Nachteile, die ein Experte ausführlich in dem Beitrag für Sie ausgeführt hat.
Features einer modernen Buchhaltungslösung
Buchhaltungsprogramm ist nicht gleich Buchhaltungsprogramm. Zusätzlich zu den Basisfunktionen wie die Erfassung und Verwaltung von Belegen, bieten die unterschiedlichen Programme noch ein Reihe verschiedener Zusatzfunktionen an. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, können diese Funktionen mehr oder weniger sinnvoll sein. Jedoch sollte eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen immer folgende Features enthalten:
- automatische Belegverarbeitung & Vorkontierung
- einfache Rechnungsfreigaben
- passende Schnittstellen oder Zugriffsmöglichkeiten für Steuerberater
- Online-Banking: Schnittstelle zum Geschäftskonto
- automatischer Kontenabgleich
- effiziente Finanz Workflows
- übersichtliches Finanz Dashboard
- Guter Support
Automatische Belegverarbeitung & Vorkontierung
In einer gute Online Buchhaltung für Kleinunternehmen sollte ein Foto genügen: Rechnung abfotografieren und per Mail ans System schicken. Den Rest übernimmt die Buchhaltungssoftware: Im System werden dann die Belege automatisch ausgelesen und vorkontiert. Im besten Fall greift das Programm auf eine KI zurück, die mit jeder neuen Buchung mitlernt und somit eine Fehlerquote gegen Null garantieren kann.
Einfache Rechnungsfreigaben
Nicht alle Rechnungen sollen von jedem bearbeitet werden können. Auch in Kleinunternehmen gibt es bestimmte Rechteverteilungen. Die richtige Buchhaltungssoftware erleichtert Ihnen diese Arbeit, indem direkt im System Rechnungen freigegeben und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden können. Auch für die Spesenabrechnung, die auch in Kleinunternehmen anfallen, sind einfache Rechnungsfreigaben ein großes Plus.
Passende Schnittstellen oder Zugriffsmöglichkeiten für Steuerberater
Sie sollten immer darauf achten, dass das Buchhaltungsprogramm eine Anbindung an den Steuerberater anbietet. Dadurch kann Ihr Steuerberater schnell und unkompliziert mit Ihnen besprochene Änderungen vornehmen: Sollte sich ein Kontenplan ändern, kann Ihr Steuerberater dies sofort direkt im System aktualisieren. Außerdem sollten gängige Formate wie zum Beispiel DATEV und BMD von der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen unterstützt werden, damit Sie hier ohne Probleme flexibel arbeiten können
Online-Banking: Schnittstelle zum Geschäftskonto
Direkt in der Buchhaltungssoftware Rechnungen bezahlen? Das ist ein Muss! Dadurch sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern Sie wissen auch, ob Sie Rechnungen bereits bezahlt haben oder welche noch offen sind. Wenn Sie Ihre Bankkonten hinterlegen können, haben Sie auch die Möglichkeit, wiederkehrende Zahlungen zu automatisieren.
Automatischer Kontenabgleich
Das Feature des digitalen Kontenabgleiches gibt Ihnen den nötigen Überblick über Ihre Finanzen: Wenn in der Buchhaltungssoftware automatisch Zahlungen synchronisiert und den jeweiligen Belegen zugeordnet werden, wissen Sie sofort, falls ein Beleg zu einer Rechnung fehlt.
Effiziente Finanz Workflows
Ein gutes Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmen unterstützt Sie bei bei Ihren Finanzprozessen. Durch dieses Feature können Sie die einzelnen Arbeitsschritte definieren. So wissen Sie jederzeit, wie viele Belege sich in welchem Arbeitsschritt befinden!
Übersichtliches Finanz Dashboard
Jede Online Buchhaltung für Kleinunternehmen sollte ein Dashboard anbieten, wo Sie die tagesaktuellen Zahlen ablesen können. Somit müssen Sie nicht mehr mit geschätzten Zahlen kalkulieren, sondern Sie können mit tatsächlichen Zahlen arbeiten und so wichtige Entscheidungen einfacher treffen.
Guter Support
Guter Support ist nicht zu unterschätzen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihr Kleinunternehmen implementieren und Fragen aufkommen, kann Ihnen ein guter Support sehr viel Zeit sparen. Am besten buchen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch noch vor dem Kauf, um sich einen ersten Eindruck vom Support und der Software selbst machen zu können.
GoBD-Konformität und Zugriffssicherheit
Mit domonda bekommen Sie eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen, die auf Basis der GoBD-Richtlinien agiert und die Sie dabei unterstützt, die engen Vorgaben des BMF ohne viel Aufwand umsetzen zu können.
Wenn mehrere Mitarbeiter auf das System zugreifen sollen, bieten sich Lösungen an, welche die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter genau steuern kann, sodass Nutzer nur jeweils die Daten einsehen können, welche für Ihren Arbeitsschritt notwendig sind.
Fazit: Macht eine Buchhaltungssoftware Sinn?
Eine modernes Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmen bietet viele Vorteile: Sie arbeitet nicht nur gesetzeskonform sondern deckt auch viele Aufgaben der Buchhaltungsvorbereitung ab, wie etwa automatische Vorkontierung, eine optimale Datenweitergabe an den Steuerberater oder die Spesenabrechnung.
Dadurch wird der Aufwand und die Fehleranfälligkeit im Unternehmen enorm verringert. Dank einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen behalten Sie den Überblick und können jederzeit die tagesaktuellen Zahlen abrufen.
Natürlich müssen Sie darauf achten, dass das Buchhaltungsprogramm ein prüfungssicheres Arbeiten ermöglicht: Zum Beispiel mit digitalen Rechnungsfreigaben, mit GOBD-konformem Archivieren von Belegen und einer kompletten Änderungshistorie.
domonda digitalisiert und automatisiert die Buchhaltung für Kleinunternehmen.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
