Gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen: Das sollten sie können

Mann vor einem White-Board

Inhaltsverzeichnis

Egal ob als Kleinunternehmer oder im mittelständischen Unternehmen: Jeden Tag müssen unzählige Entscheidungen getroffen werden. Unter anderem auch, welche Software im Unternehmen verwendet werden soll. Gerade im Bereich der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen fällt die Wahl oft nicht leicht, da hier unter anderem wichtige, sensible Daten verwaltet werden.

Deshalb sollte man im Vorhinein folgende Faktoren gut abwägen: Welche Arten von Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen gibt es? Welche Funktionen muss die Software erfüllen? Rentiert sich eine Software überhaupt oder sollten Sie doch lieber selbst buchen?

In diesem Beitrag finden Sie die Antworten auf all diese Fragen und können am Ende eine Entscheidung darüber treffen, ob und welche Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen die passende für Sie ist. 

Welche Arten von Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen gibt es?

Ohne Buchhaltung funktioniert kein Unternehmen, egal wie klein oder groß. Deshalb stellt die Buchhaltung einen unbestreitbar wichtigen Teil jedes Unternehmens dar. Wenngleich sie vor allem in Kleinunternehmen und unter Freiberuflern eher einen lästigen Klotz am Bein darstellt. Machen muss man sie trotzdem, ob man nun will oder nicht.

Zudem bildet die Buchhaltung in Kleinunternehmen nicht nur für die Basis zur Ermittlung des Gewinns (oder Verlustes) oder anderer Besteuerungsgrundlagen. Nein, mithilfe der Buchhaltung werden Steuervoranmeldungen und -erklärungen gefertigt und anschließend an das Finanzamt übermittelt.

Und hier kommt die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen ins Spiel: Oft verliert man bei den verschiedenen Kontenklassen und der Unzahl an Rechnungen den Überblick. Mithilfe einer passenden Buchhaltungssoftware können Sie dies verhindern.

Die passende Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen

Aber was ist denn nun die passende Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen?

Um das entscheiden zu können, müssen Sie darauf achten, für welche Art der Buchführung die Software geeignet ist: für eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder für die doppelte Buchhaltung. Außerdem müssen Sie entscheiden, welchen Funktionsumfang Sie auch wirklich brauchen: Haben Sie bereits einen Steuerberater, der Ihren Jahresabschluss erledigt und kompetente Mitarbeiter, die mit Buchhaltung richtig umgehen können? Dann reicht eine Buchhaltungssoftware, die die vorbereitende Buchhaltung für Sie erledigt, vollkommen aus. Denn eine solche Software unterstützt Sie genau dort, wo Sie es brauchen: Mitarbeiter in der Buchhaltung werden entlastet und aufgrund der gut aufbereiteten Zahlen wird die teure Zeit des Steuerberaters reduziert. Für einen optimalen und barrierefreien Austausch der Daten ist es wichtig, dass die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen die passende Schnittstelle zu dem Buchhaltungsprogramm des Steuerberaters anbieten kann. 

Außerdem gibt es noch einen entscheidenden Unterschied bei Buchhaltungsprogrammen: Einerseits gibt es Cloud-Lösungen, andererseits Desktop-Versionen. Beides hat seine Vor- und Nachteile, die ein Experte ausführlich in dem Beitrag für Sie ausgeführt hat.

Wenn Sie sich unsicher sind: Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten eine kostenlose Testphase an, wo Sie sich vom Funktionsumfang und der Nutzerfreundlichkeit selbst überzeugen können.

Praxistipp: Achten Sie auch immer auf die Kündigungsfrist. Gute und seriöse Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmen bieten eine Kündigungsfrist von maximal einem Monat an. Alles, was weit darüber hinausgeht ist schwierig: Immerhin wissen Sie nicht, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt.

Deshalb sollten Sie bei der Wahl des Buchhaltungsprogramms auch darauf achten, dass die Software flexibel ist und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann – und sich gleichzeitig an die sich ändernden Bedürfnisse anpasst.

domonda ist Ihr Partner für die vorbereitende Buchhaltung und wächst mit Ihrem Unternehmens mit!

Gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen: Das sollten sie können

Buchhaltungsprogramm ist nicht gleich Buchhaltungsprogramm. Zusätzlich zu den Basisfunktionen wie die Erfassung und Verwaltung von Belegen, bieten die unterschiedlichen Programme noch ein Reihe verschiedener Zusatzfunktionen an. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, können diese Funktionen mehr oder weniger sinnvoll sein. Jedoch sollte eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen immer folgende Features enthalten:

  • automatische Belegverarbeitung & Vorkontierung
  • einfache Rechnungsfreigaben
  • passende Schnittstellen oder Zugriffsmöglichkeiten für Steuerberater
  • Online-Banking: Schnittstelle zum Geschäftskonto
  • automatischer Kontenabgleich
  • effiziente Finanz Workflows
  • übersichtliches Finanz Dashboard
  • Guter Support

automatische Belegverarbeitung & Vorkontierung

In einer guten Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen sollte ein Foto genügen: Rechnung abfotografieren und per Mail ans System schicken. Den Rest übernimmt die Buchhaltungssoftware: Im System werden dann die Belege automatisch vorkontiert. Im besten Fall greift das Programm auf eine KI zurück, die mit jeder neuen Buchung mitlernt und somit eine Fehlerquote gegen Null garantieren kann.

einfache Rechnungsfreigaben

Nicht alle Rechnungen sollen von jedem bearbeitet werden können. Auch in Kleinunternehmen gibt es bestimmte Rechteverteilungen. Die richtige Buchhaltungssoftware erleichtert Ihnen diese Arbeit, indem direkt im System Rechnungen freigegeben und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden können. 

passende Schnittstellen oder Zugriffsmöglichkeiten für Steuerberater

Sie sollten immer darauf achten, dass das Buchhaltungsprogramm eine Anbindung an den Steuerberater anbietet. Dadurch kann Ihr Steuerberater schnell und unkompliziert mit Ihnen besprochene Änderungen vornehmen: Sollte sich ein Kontenplan ändern, kann Ihr Steuerberater dies sofort direkt im System aktualisieren. Außerdem sollten gängige Formate wie zum Beispiel DATEV und BMD von der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen unterstützt werden, damit Sie hier ohne Probleme flexibel arbeiten können

online-Banking: Schnittstelle zum Geschäftskonto

Direkt in der Buchhaltungssoftware Rechnungen bezahlen? Das ist ein Muss! Dadurch sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern Sie wissen auch, ob Sie Rechnungen bereits bezahlt haben oder welche noch offen sind. Wenn Sie direkt in der Buchhaltungssoftware Ihre Bankkonten hinterlegen können, haben Sie auch die Möglichkeit, wiederkehrende Zahlungen zu automatisieren.

automatischer Kontenabgleich

Das Feature des digitalen Kontenabgleiches gibt Ihnen den nötigen Überblick über Ihre Finanzen: Wenn in der Buchhaltungssoftware automatisch Zahlungen synchronisiert und den jeweiligen Belegen zugeordnet werden, wissen Sie sofort, falls ein Beleg zu einer Rechnung fehlt.

effiziente Finanz Workflows

Ein gutes Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmen unterstützt Sie bei bei Ihren Finanzprozessen. Durch dieses Feature können Sie die einzelnen Arbeitsschritte definieren und Workflows erstellen. So wissen Sie jederzeit, wie viele Belege sich in welchem Arbeitsschritt befinden! 

übersichtliches Finanz Dashboard

Jede Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen sollte ein Dashobard anbieten, wo Sie die tagesaktuellen Zahlen ablesen können. Somit müssen Sie nicht mehr mit geschätzten Zahlen kalkulieren, sondern Sie können mit tatsächlichen Zahlen arbeiten und so wichtige Entscheidungen einfacher treffen.

guter Support

Guter Support ist nicht zu unterschätzen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihr Kleinunternehmen kaufen und Fragen haben, müssen Sie mit der Expertise der Mitarbeiter rechnen können. Am besten buchen Sie ein Beratungsgespräch noch vor dem Kauf, um sich einen ersten Eindruck vom Support und der Software selbst machen zu können.

Wenn Sie auf der Suche nach der passenden Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen sind, informieren Sie sich in unserem großen Buchhaltungssoftware Vergleich. Dort finden Sie Vor- und Nachteile zu den verschiedenen Programmen.

GoBD-konforme Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Gerade für Kleinunternehmen ist es wichtig, sich voll und ganz auf das eigentliche Ziel zu konzentrieren und nicht den Fokus zu verlieren. Buchhaltung steht dabei oft nicht ganz oben auf der Prioritätenliste. Aber das muss ja auch nicht sein!

Mit der Buchhaltungssoftware domonda wird die Buchhaltung für Kleinunternehmen so einfach wie nie. Die automatische Belegverarbeitung bietet eine wahre Erleichterung: Rechnung abfotografieren, per Mail verschicken und sie ist augenblicklich sicher im System abgespeichert. Darüber hinaus erledigt domonda auch die Vorkontierung der Belege und erledigt die vorbereitende Buchhaltung für Sie.

Mit domonda bekommen Sie eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen, die auf Basis der GoBD-Richtlinien agiert und die Sie dabei unterstützt, die engen Vorgaben des BMF ohne viel Aufwand umsetzen zu können. domonda kann die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Somit bekommen Sie Sicherheit & Digitalisierung in einem Paket!

Neugierig geworden? Dann sprechen Sie mit einem unserer Experten oder testen Sie gleich domonda – gratis & unverbindlich.

Fazit: Selber buchen oder doch lieber Buchhaltungssoftware als Kleinunternehmer?

Eine moderne Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen bietet viele Vorteile: Sie arbeitet nicht nur gesetzeskonform (achten Sie auf GoBD-Konformität) sondern kann auch andere kaufmännische Aufgaben erfüllen, wie eine automatische Vorkontierung, die Anbindung an den Steuerberater oder eine einfache Spesenabrechnung.

Dadurch wird der Aufwand und die Fehleranfälligkeit im buchhalterischen Alltag im Unternehmen enorm verringert. Mithilfe einer guten Buchhaltungssoftware können auch Gründer ohne spezielle Kenntnisse im Bereich Buchhaltung gut mit dem Rechnungswesen arbeiten.

Ein positiver Zusatz: Dank einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen behalten Sie den Überblick und können jederzeit die tagesaktuellen Zahlen abrufen. 

Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware, die Sie verwenden, verschiedene Sicherheitsvorkehrungen implementiert hat: Zum Beispiel individuell bestimmbare Rechnungsfreigaben, revisionssicheres Archivieren oder die Nachverfolgbarkeit von Änderungen.

Zwar können Sie durchaus auch selber buchen – wenn Sie bereits Erfahrung in Sachen Buchführung haben, ist das sogar recht naheliegend. Aber je mehr Buchungen Sie haben und je komplizierter diese sind, desto schneller passieren Fehler. Mit einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen werden die meisten solcher Fehler verhindert und Sie können sich getrost wichtigeren Dingen zuwenden.

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Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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