Was bedeutet Dunkelbuchung?
Unter einer Dunkelbuchung versteht man das vollautomatisierte Verarbeiten von Eingangsrechnungen, ohne menschliche Unterstützung. Das bedeutet: bei Dunkelbuchungen werden die Rechnungen automatisiert ausgelesen, geprüft und im nächsten Schritt automatisch gebucht. Dieser ganze Prozess läuft im Hintergrund ab, ein menschliches Eingreifen ist im Normalfall nicht notwendig. Deshalb heißt diese Art der Buchung auch Dunkelbuchung.
Vorteile von Dunkelbuchungen
Der klare Vorteil von Dunkelbuchungen ist, dass sie die Effizienz der unternehmensinternen Prozesse steigern und gleichzeitig die Kosten verringern. Warum? Weil die Kreditorenbuchhaltung erheblich entlastet wird. Lediglich Eingangsrechnungen, die die Rechnungsprüfung des Systems nicht bestehen, müssen manuell gebucht werden. Das heißt, nur wenn bei einer Rechnung Daten fehlen oder andere Fehler enthalten sind, kommt es zu einer menschlichen Interaktion und zu menschlichem Arbeitsaufwand. Durch eine solche effiziente Arbeitsteilung kann eine Prozessoptimierung im Unternehmen erzielt werden: Abläufe im Unternehmen werden beschleunigt und der dafür benötigte Aufwand gleichzeitig minimiert. Das führt im besten Fall zu einer vollautomatisierten Abwicklung von P2P-Prozessen.
Trotz der Kostenersparnis durch Dunkelbuchungen wird sie noch nicht von vielen Unternehmen genutzt. Vermutlich, weil bis dato das Vertrauen in automatisierte Prozesse ohne menschliche Interaktion nicht hoch genug ist.
Unser Praxistipp: Auch wenn Sie Dunkelbuchungen noch nicht ganz vertrauen, sollten Sie jedenfalls einen digitalen Rechnungseingang in Ihr Unternehmen implementieren. So gehen Sie einen ersten, wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.
Dunkelbuchung in der Praxis
Während Ausgangsrechnungen oft vollautomatisiert verarbeitet werden können, ist bei Eingangsrechnungen meist noch zumindest eine manuelle Freigabe vonnöten. Diese kann mittels Softwarelösungen zur Rechnungsfreigabe jedoch häufig über nur einen Klick erfolgen. Je nach Ihren Anforderungen an die Rechnungsprüfung können auch mehrere Prüfschritte hinterlegt werden, um etwa dem 4-Augen-Prinzip gerecht zu werden.
Durch sogenannte “Human in the Loop” Lösungen können zudem die Ergebnisse einer Automatisierung (z.B. die automatische Kontierung) durch einen Mitarbeiter qualitätsgeprüft und fehlende Informationen gegebenenfalls ergänzt werden. Manche Software-Anbieter, wie etwa domonda, bieten diese Qualitätssicherung als praktisches Zusatzservice an.
Dank solcher hybriden Lösungen kann Ihr Team sowohl von einer größtmöglichen Automatisierung profitieren als auch die notwendige Kontrolle sicherstellen.
Voraussetzungen für Dunkelbuchungen
Einerseits brauchen Sie die richtige, digitale Infrastruktur. Das bedeutet ein digitaler Rechnungseingang und eine automatisierbare Rechnungsverarbeitung. Rechnungen, die per Post kommen, müssen natürlich digitalisiert werden. Ausgelesen werden sie anschließend von einer OCR-Software. Diese ist meist in einem Buchhaltungsprogramm integriert.
Für digitalisierte Rechnungen gilt: Je besser die Qualität, desto besser auch die Möglichkeit zur Dunkelbuchung! Wenn die Qualität nicht stimmt kann es durchaus zu Fehlermeldungen kommen.
Nachteile von Dunkelbuchungen
Damit Sie Dunkelbuchungen einsetzen können, bedarf es einer Digitalisierung Ihrer Buchhaltung. Oft ist dieser erste Schritt, eine digitale Buchhaltung zu etablieren und sich mit den einhergehenden Herausforderungen zu beschäftigen, eine Hürde für Unternehmen. Dabei würde sich der initiale Aufwand lohnen, sobald die digitalen Prozesse und Automatisierungen greifen.
Darüber hinaus gibt es oftmals den Trugschluss, dass Dunkelbuchungen unsicher sind, da sie scheinbar ungeprüft bis zur Zahlung kommen. Das stimmt so aber nicht, da das System die Eingangsrechnungen sehr wohl prüft. Vielmehr ist es eine Form von Kontrollverlust und fehlendes Vertrauen in die Technik, die Unternehmen an der Sicherheit von Dunkelbuchungen zweifeln lassen. Wie aber kann man Dunkelbuchungen kontrollieren?
Kontrolle: Wie funktioniert das bei der Dunkelbuchung?
Natürlich gilt auch bei Dunkelbuchungen: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Damit Sie nicht blind darauf vertrauen müssen, dass das System keine Fehler macht, definieren Sie im Normalfall ein Regelwerk für Dunkelbuchungen. Zum Beispiel können Sie einen Prozentsatz von Rechnungen definieren, die das System als Dunkelbuchung verarbeiten würde und die Sie stichprobenartig zur manuellen Kontrolle schicken.
Sie können auch eine Betragsobergrenze für Dunkelbuchungen festlegen. Dadurch werden nur Rechnungen dunkel gebucht, welche unter der von Ihnen festgelegten Summe liegen.
Umsetzung von Dunkelbuchungen in Unternehmen
Praktisch gesehen können Sie Dunkelbuchungen in Ihrem Unternehmen erst dann umsetzen, wenn Sie einerseits einen digitalen Rechnungseingang besitzen und andererseits bereits digitale Prozesse nutzen. Folgende Schritte werden auch bei Dunkelbuchungen durchlaufen und müssen in diesem Fall vollautomatisierbar sein:
- digitaler Rechnungseingang
- Belegerfassung
- Rechnungsprüfung
- Rechnungsgenehmigung und -klärung
- (GoBD-konforme) Archivierung
1. Digitaler Rechnungseingang
Beim Rechnungseingang ist wichtig, dass alle Eingangsrechnungen digital und maschinenlesbar eingehen. Egal ob PDF-Rechnungen, digitalisierte Papier-Rechnungen oder XRechnungen: Am Ende müssen alle Rechnungen gesammelt im System verarbeitet werden können.
2. Belegerfassung
Als nächster Schritt erfolgt die Belegerfassung. Für Dunkelbuchungen unterscheidet man, neben den üblichen Arten von Belegen, vor allem zwei Rechnungsformate:
- Unstrukturierte Rechnungen (z. B.: Papier- und PDF-Rechnungen)
- Strukturierte Rechnungen (z. B.: XML- und EDI-Rechnungen)
Unstrukturierte Rechnungen werden üblicherweise mithilfe einer OCR-Software ausgelesen. Mittlerweile sind diese Programme hervorragend im Erkennen von Rechnungsmerkmalen und haben in etwa eine Trefferquote von bis zu 80%.
Unser Praxistipp: Die Buchhaltungssoftware domonda kann alle erforderlichen Rechnungsmerkmale auslesen und überprüft importierte Rechnungen automatisch auf Duplikate.
Rechnungsmerkmale, welche nicht automatisch ausgelesen werden können, werden von domonda Mitarbeitern nachgetragen. So profitieren Unternehmen von einer garantiert 100% vollständigen Auslese.
Strukturierte Rechnungen sind noch einfacher zu handhaben: das System kann diese Art von Rechnungen direkt, ohne OCR-Software, auslesen. Alle Daten können somit direkt ins Buchhaltungs- oder ERP-System übernommen werden.
3. Rechnungsprüfung
Alle Eingangsrechnungen, strukturiert und unstrukturiert, werden im Zuge der Dunkelbuchung in einem digitalen Rechnungseingangsbuch erfasst. Dort werden sie vom System einerseits einer formellen Rechnungsprüfung unterzogen, andererseits aber auch inhaltlich auf folgende Daten geprüft: Bestelldaten, Wareneingangsdaten sowie Kreditorenstammdaten.
Sollte es bei einer Rechnung hier zu Problemen kommen, werden die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch vom System kontaktiert. Dadurch, dass der gesamte Prozess einer Dunkelbuchung nachvollziehbar dokumentiert wurde, ist es einfach, die richtigen Kontaktpersonen zu ermitteln und zu verständigen.
4. GoBD-konforme Archivierung
Als letzter Schritt folgt nun die automatische Archivierung, die natürlich nach GoBD-Richtlinien erfolgen muss. Das bedeutet, alle Belegdaten sowie die dazugehörigen Audit-Trails der Rechnungen werden revisionssicher gesammelt, sortiert und archiviert.
Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung: mit domonda!
Sie entscheiden über den Grad der Automatisierung in Ihrer Buchhaltung. domonda unterstützt Sie dabei! Mit domonda können Sie die Features nutzen, welche Ihnen die meisten Vorteile bringen. Sei es ein intelligentes Belegmanagement, digitale Rechnungsfreigaben oder effiziente Zahlungsabwicklungen: Sie entscheiden, was Sie automatisieren wollen.
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Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
