Dokumentenmanagement (auch DM abgekürzt) ist ein wichtiger Bestandteil der Ordnungsstruktur in Firmen. Dokumente müssen sortiert und so angeordnet werden, dass sie schnell und ohne großen Aufwand wiedergefunden werden können. Früher dienten dazu vor allem Unmengen an Ordner. Nun sind im Zuge der Digitalisierung mittlerweile die meisten Unternehmen auf digitale Speicherorte und -systeme ausgewichen.
Was ist Dokumentenmanagement?
Bei Dokumentenmanagement handelt es sich um die Verwaltung der Dokumente im Unternehmen. Sowohl jene, die analog aufbewahrt werden, als auch bereits digitalisierte Dokumente & Rechnungen.
Wenn Sie Ihre Finanzen bereits digitalisiert haben, können Sie für Ihr Dokumenten-Management datenbankgestützte Systeme verwenden und somit Ihre elektronischen Belege einfach & sicher verwalten.
Für ein gutes Dokumentenmanagement müssen verschiedene Bereiche und Systemkategorien im Unternehmen gut zusammenspielen. Dazu gehören unter anderem:
- Aufgaben in der Buchhaltung
- Scannen von Belegen
- Elektronische Archivierung von Rechnungen
Um Belege und Dokumente im Unternehmen gut verwalten zu können, müssen z B Rechnungen aus der Buchhaltung eingescannt werden. Diese werden dann zur elektronischen Archivierung abgelegt. Dabei müssen vor allem im digitalen Bereich bestimmte Standards zur elektronischen Archivierung von Belegen erfüllt werden. Damit man im Nachhinein auch keine Probleme mit dem Finanzamt bekommt.
Was ist ein Dokument?
Ein Dokument ist eine schriftliche, gedruckte oder digitale Information – darunter fallen beispielsweise Verträge oder auch Rechnungen. Oft wird mit dem Begriff „Dokument“ auch eine inhaltlich hohe Qualität sowie eine rechtliche Bedeutung, wie es auch bei Verträgen der Fall ist, verbunden.
Es gibt unterschiedliche Arten von Dokumenten, auf welche innerhalb eines sogenannten Dokumentenmanagement-Systems zugegriffen werden kann. Diese können dort auch auf unterschiedliche Arten eingespeist werden: Zum Beispiel können manche Systeme selbst Dateien oder Datensätze erzeugen, oder es werden analoge Dokumente digitalisiert und anschließend im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Arten von Dokumenten
Das Dokumentenmanagement variiert je nach Anwendungsbereich im Unternehmen und nach Art der Dokumente, die man verarbeiten möchte. Hier eine kurze Auswahl, welche Art von Dokumenten es in einem Unternehmen geben kann:
- Amtliche Dokumente
- Kaufmännische Dokumente
- Technische Zeichnungen
- Bibliotheken
- Privathaushalt
- Behördenakten
Eine wichtige Voraussetzung, damit das Dokumentenmanagement funktioniert ist auch, dass die Berechtigungskonzepte gut ausgearbeitet sind. Außerdem sollte es ein funktionierendes Rechtesystem mit automatischen Freigabe-Regelungen geben.
Warum das so wichtig ist? Einerseits bleibt die Bearbeitung der Dokumente transparent, andererseits kann es durchaus sein, dass Mitarbeiter Respekt vor einer zu großen Offenheit des Systems haben. Das kann dazu führen, dass sie davor zurückschrecken, die Dokumente auch dort abzulegen.
Dokumentenmanagement digitalisieren: Vorteile & Nachteile
Die Digitalisierung hält Einzug in die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche. Allem voran auch in den Bereich des Rechnungswesens und der Buchhaltung. Das bringt zwar einerseits viele Vorteile, stellt Unternehmen aber auch vor Herausforderungen. So kann man sich einerseits Druckkosten und Platz sparen, andererseits entstehen auch Unmengen an unstrukturierten Daten und Informationen. Diese digitalen Informationen müssen dann im internen System verwaltet werden.
Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, sollte man sich unbedingt ein gut durchdachtes Dokumentenmanagement (DM) zulegen.
Ein erster Schritt in Richtung Übersicht und klare Strukturen im Finanzbereich bieten auch Buchhaltungsprogramme. Diese arbeiten mit digitalisierten Rechnungen, können sie verwalten und im besten Fall sogar automatisiert vorkontieren. Dadurch werden bereits Belege & Rechnungen ordentlich abgelegt und es kann unabhängig von Ort und Zeit auf einzelne Belege zugegriffen werden.
Natürlich kann man auch sämtliche andere Dokumente, bei welchen es sich nicht um Belege handelt, digitalisieren und diese mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems verwalten. Diese Systeme verwalten dann alle Informationen des Unternehmens und erlauben auch bestimmte Automatisierungen in verschiedenen Bereichen. So können beispielsweise unterschiedliche Fachabteilungen miteinander verbunden werden. Und es kann auch auch der Zugriff auf bestimmte Dokumente eingeschränkt oder gewährt werden.
In einem guten Dokumentenmanagementsystem werden Prozesse nachvollziehbar und transparent dokumentiert und man behält den Überblick darüber, wer wann an einem bestimmten Dokument arbeitet.
Unser Praxistipp: Achten Sie darauf, dass das System kurze Prozessketten und Kommunikationswege sowie klar hinterlegte Verantwortlichkeiten ermöglicht, damit sich die interne Bearbeitung von Dokumenten effizient durchführen lässt.
Dokumentenmanagement in der Buchhaltung
Die Buchhaltung ist voller Dokumente, welche nur darauf warten, einsortiert, an den richtigen Posten weitergeleitet und archiviert zu werden. Und an oberster Stelle steht immer eines: Ordnung.
Richtiges Dokumentenmanagement in der Buchhaltung ist wichtig und wenn es effizient gestaltet werden soll, kommt man um eine Digitalisierung des Finanzbereichs im Unternehmen nicht herum. Manuelle Eingaben und analoge Arbeitsweisen in der Buchhaltung benötigen unnötig viele Kapazitäten von Mitarbeitern, die leicht von einer Software übernommen werden könnten.
Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), welches speziell auf die Buchhaltung zugeschnitten ist, können langwierige Prozesse einfach automatisiert und smarte Workflows eingerichtet werden. Aber auch bei Buchhaltungssoftware ist Vorsicht geboten: Nicht jede Software kann für alle Zwecke genutzt werden – informieren Sie am besten im Vorhinein über die Eigenschaften der unterschiedlichen Buchhaltungsprogramme, um später ein böses Erwachen zu verhindern.
Beispielsweise kann man in der Buchhaltungssoftware domonda nicht nur automatisiert Belege vorkontieren und bezahlen, sondern domonda reagiert auch auf rechnungsrelevante Details und erkennt dank einer gut trainierten KI automatisch die Rechnungsbeträge oder den jeweiligen Geschäftspartner und verarbeitet diese Informationen weiter.
Dokumente, welche für die Buchhaltung relevant sind, sollten unbedingt transparent und ordentlich im Unternehmen behandelt werden. Ein gutes Dokumentenmanagement trägt dazu bei, dass auch im Rechnungswesen Ordnung entsteht und am Jahresende keine Rechnungen mehr fehlen. Immerhin heißt es nicht umsonst: Ordnung ist das halbe Leben!
Digitale Workflows & Dokumentenmanagement
Digitale Workflows sind eng verknüpft mit dem Dokumentenmanagement und können effizient genutzt werden, wenn dort bereits die Digitalisierung stattgefunden hat. Aber nicht alle Betriebe sind in allen Bereich gleich weit fortgeschritten, was die Digitalisierung betrifft. Dennoch scheint das papierlose Büro die Zukunft zu sein, da es mit einigen Vorteilen verbunden ist: Nicht zuletzt speziell für Buchhaltung und Rechnungswesen.
Die Bearbeitung von Rechnungen, Bewerbungen und allen anderen Belegen, die tagtäglich ins Unternehmen gelangen ist umständlich und kostet viel Zeit, die Mitarbeiter vielleicht besser für andere Projekte nützen könnten.
Hier bringt ein Workflow Management die nötige Effizienz: Anstatt manuelle, papierbasierte Arbeiten von Mitarbeitern durchführen zu lassen, kann an dieser Stelle auf eine Prozessoptimierung gesetzt werden. Beispielsweise ist es vorteilhaft, im Bereich von Rechnungen und Belegen auf digitale Finanzworkflows umzusteigen.
Finanzworkflows in domonda geben Ihnen noch zusätzliche Freiheiten und Vorteile: Dort können Sie die einzelnen Arbeitsschritte definieren und behalten immer den Überblick und die Kontrolle, da Sie im System immer sehen, wie viele Belege sich in dem jeweiligen Arbeitsschritt befinden. Außerdem wird auch die Spesenabrechnung wesentlich erleichtert: Sie bleiben flexibel und haben dennoch eine hohe Sicherheit und Transparenz.
Außerdem haben Sie in domonda vollkommene Transparenz aufgrund der Verfahrensdokumentation, die alle Prozesse und Veränderungen nachvollziehbar macht.
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Grundsätzlich werden digitale Prozesse mithilfe von Workflows transparent gehalten und ermöglichen eine rasche Reaktion z B auf Kundenwünsche oder Marktgeschehnisse. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern schafft Ihrem Unternehmen auch einen wichtigen Wettbewerbsvorteil, welcher die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens positiv beeinflusst. Gerade in einer digitalisierten Welt kann sich das Marktgeschehen innerhalb kürzester Zeit schlagartig verändern. Deshalb sollten Sie Ihr Unternehmen so ausrichten und die Infrastruktur dafür schaffen, dass Sie solche Veränderungen sofort erkennen und so rasch wie möglich darauf reagieren können.
5 Tipps: So bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente
Es ist nicht unbedingt notwendig, auf ein Dokumentenmanagement-System zurückzugreifen, welches oft sehr teuer in der Anschaffung und mit zusätzlichen Wartungskosten verbunden ist. Stattdessen können Sie mit unseren Tipps ganz einfach selbst ein Ordnungssystem etablieren und die Daten Ihres Unternehmens schnell, einfach und übersichtlich sortieren.
1. Tipp: Kategorisieren
Sie sollten ein System finden, nach welchem Sie Ihre Dokumente sortieren: Vielleicht nach Datum, nach Themen oder vielleicht auch nach Schlagworten. Wichtig dabei ist, dass es eine Art der Sortierung ist, anhand welcher man die Dokumente schnell und einfach finden kann.
2. Tipp: Digitalisieren
Eine gute Kategorisierung ist schon einmal der erste Schritt in Richtung Ordnung: Aber wenn Sie Ihre Dokumente bereits digitalisiert haben, wird das Durchsuchen und Sortieren noch schneller von der Hand gehen als analog. Außerdem ist der Schritt in die Digitalisierung vor allem im Bereich der Buchhaltung gleichzeitig auch ein Schritt in Richtung Übersichtlichkeit: Eingescannte, digitale Belege können von einer guten Buchhaltungssoftware ausgelesen werden und man kann dadurch auf die tagesaktuellen Zahlen des Unternehmens zugreifen. Ein übersichtliches Finanzdashboard bringt zusätzlich Belege und unterstützt Sie in Ihrem Dokumentenmanagement.
3. Tipp: Richtig archivieren
Egal ob digital oder analog: Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente müssen eingehalten werden. Diese Pflicht variiert in den einzelnen Staaten: In Österreich sind es bei Rechnungen beispielsweise mindestens 7 Jahre, in Deutschland 6 oder 10 Jahre; abhängig von der Art des Dokuments.
Auch bei digitalen Rechnungen müssen diese Pflichten und Fristen eingehalten werden, mit zusätzlichen Standards. Hier finden Sie einen Leitfaden, wie Sie Ihre Rechnungen einfach & schnell selbst digitalisieren können.
4. Tipp: Keine Angst davor, etwas wegzuwerfen
Oft gibt es in Unternehmen eine unbegründete Angst, Belege und andere Dokumente wegzuwerfen. Wenn die Aufbewahrungsfrist, die man gesetzlich einzuhalten hat, abgelaufen ist, kann die Belege ruhig entsorgen. Dieses Problem tritt klarerweise stärker hervor, wenn man noch mit Belegen in Papierform arbeitet. Denn Papier braucht Platz – und Platz kann schnell teuer werden. Also am besten digitalisieren Sie Ihre Finanzen noch heute – oder werfen zumindest das weg, was Sie wirklich nicht mehr brauchen.
5. Tipp: Fehlende Dokumente suchen/anfordern
Nicht selten kommt es vor, dass Rechnungen, Belege oder andere wichtige Dokumente verloren gehen. Dies ist auch ein weiterer Grund, komplett auf die digitale Buchhaltung umzusteigen, denn dadurch gehören fehlende Rechnungen der Vergangenheit an. Aber auch im analogen Bereich sollte man sich notieren, welche Dokumente fehlen: Manchmal kann man diese erneut anfordern oder, wenn es die Buchhaltung betrifft, man lässt sich einen Notbeleg ausstellen. Jedenfalls ist der Aufbau eines Dokumentenmanagements ein guter Startpunkt, um darauf zu achten, dass alle Dokumente vollständig vorhanden sind – und dies auch bleiben.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
