Was ist ein Workflow?
Workflow ist ein Begriff, den man in der Prozessoptimierung oft verwendet. Darunter versteht man Prozesse und Arbeitsabläufe, welche man vor allem im unternehmerischen Bereich tagtäglich ausführt und welche dementsprechend gut strukturiert werden sollten.
Mithilfe von Workflows können Sie Geschäftsprozesse automatisieren, wodurch eine höhere Effizienz in Ihrem Unternehmen erzielt werden kann. Je größer und komplexer man ein Unternehmen aufbaut, desto wichtiger wird es, dass Sie eine zielgerichtete Koordination und Steuerung der einzelnen Workflows etablieren.
Dabei kommen oft sogenannte Workflow-Management-Systeme ins Spiel. Der digitale Rechnungsworkflow ist ebenfalls ein wichtiger Teil davon und wird im folgenden Beitrag behandelt.Workflow-Management-System
Für ein funktionierendes Workflow-Management benötigen Sie nicht zwingend eine teure Software. Jedoch kann eine IT-gestützte Koordination und vor allem die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen die Effizienz im Unternehmen wesentlich erhöhen.
Warum ist ein Workflow-Management-System für Sie sinnvoll? Sie schicken beispielsweise eine Rechnung zur Freigabe per Post an den verantwortlichen Mitarbeiter. Hier muss man mit mehreren Tagen rechnen, bis der Brief angekommen ist. Zusätzlich haben Sie Kosten, die für Einschreiben und Briefmarken etc. anfallen.
Wenn der Brief dann beim Mitarbeiter angekommen ist, können Sie nicht vollkommen sicherstellen, dass nur der fragliche Mitarbeiter das Dokument gelesen hat. Bei sensiblen Daten kann dies durchaus problematisch werden.
Genau hier kommen Workflow-Management-Systeme ins Spiel: Damit können Sie Liegezeiten reduzieren, Medienbrüche vermeiden (wenn man eine Rechnung beispielsweise ausdruckt, unterschreibt und anschließend wieder einscannt) und mithilfe individueller Freigaberechte können Sie sicherstellen, dass nur Berechtigte Zugriff auf das Dokument haben.
Der wesentliche Vorteil eines Workflow-Management-Systems besteht darin, dass Sie alle Aktivitäten dokumentieren, alle Änderungen an Dokumenten festhalten können. Auch die Weiter- und Freigabe an andere Teilnehmer basiert auf individuell festgelegten Regeln und Rechten.
Dadurch bekommen Sie eine zielgerichtete Koordination und Steuerung aller Workflows im Unternehmen, die für mehr Transparenz, Optimierung und Vereinfachung der einzelnen Arbeitsschritte sorgt.
Rechnungsworkflow: Definition
- Dokumentation des Rechnungseingangs: chronologische Nummerierung und Vorerfassung der Beträge
- Prüfung der Rechnung
- Genehmigung und Freigabe
- Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung
- fachgerechte Archivierung der Rechnung
Dadurch bekommen Sie mehr Übersicht und eine bessere Entscheidungsbasis. Auch für die Spesenabrechnung ist ein digitaler Rechnungsworkflow optimal: maximale Flexibilität mit hoher Sicherheit und Transparenz.
Praxistipp: Stellen Sie sicher, dass die Software jedenfalls eine Verfahrensdokumentation anbietet und GoBD-konform arbeitet. Nur so können Sie sicher sein, dass beispielsweise digitale Rechnungen anerkannt werden.Digitaler Rechnungsworkflow – Schritt für Schritt Leitfaden
Ein digitaler Rechnungsworkflow bildet für viele Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung und damit auch zeitsparender Automatisierung. Deshalb möchten wir Ihnen zeigen, wie ein solcher Rechnungsworkflow genau funktioniert und worauf Sie achten müssen.
Dieser Schritt für Schritt Leitfaden ist nur eine beispielhafte Abbildung eines Rechnungsworkflows, wie man ihn aufbauen könnte. Je nach Unternehmen unterscheidet sich die Reihenfolge der einzelnen Schritte geringfügig. Sie können selbst entscheiden, welche Schritte für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind.- Digitaler Rechnungseingang Egal, ob Sie Rechnungen als PDF oder per Post in Papierform bekommen: Der erste Schritt ist, die Rechnungen in den Rechnungsworkflow einzuspeisen. Digitale Rechnungen können Sie meist per Mail oder per Drag and Drop in System hochladen. Rechnungen in Papierform müssen Sie erst digitalisieren. Dann erst können Sie sie, wie eine PDF-Rechnung, ans System senden.
- Formelle Prüfung Nun müssen Sie die Rechnung auf formale Merkmale prüfen. Wenn Sie eine Software benutzen, kann diese mithilfe einer KI die Rechnung automatisch auslesen und auf steuerrechtliche Vorgaben prüfen. Dadurch muss am Ende nur mehr ein Mitarbeiter die ausgelesenen Daten kontrollieren und kurz bestätigen. Dieser Schritt ist wichtig, da Sie durch diesen kurzen Kontrollschritt eventuelle falsche Angaben auf der Rechnung sofort erkennen können. Denn im schlimmsten Fall kann bei Rechnungen, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen, Ihr Vorsteuerabzug gefährdet werden.
- Sachliche Prüfung
Im nächsten Schritt des digitalen Rechnungsworkflow folgt die sachliche Prüfung durch den dafür zuständigen Mitarbeiter. Meist handelt es sich dabei um jene Person, die die Bestellung ausgelöst hat. Bei der sachlichen Prüfung stellen Sie sich folgende Fragen:
- Ist die Rechnung gerechtfertigt?
- Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?
- Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?
- Kontierung der Rechnung Im Rahmen der Kontierung entscheiden Sie, auf welches Konto der jeweilige Beleg zu verbuchen ist. Oft wird heute noch in der Vorkontierung mit Kontierungsstempeln gearbeitet, die man auf Papierrechnungen anbringt. Mit einem digitalen Rechnungsworkflow können Sie diesen Arbeitsschritt mit wenigen Klicks abwickeln: Sobald Sie den Kontenplan in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ins System eingespeist haben, kann man Belege mittels KI automatisch auslesen. Zudem kann die KI die Belege auch automationsgestützt kontieren. So brauchen Sie das Ergebnis in vielen Fällen nur noch kontrollieren.
- Zahlungsfreigabe Abschließend geben Sie die Rechnung zur Zahlung frei. Auch hier kann Ihnen ein Rechnungsworkflow die nötige Klarheit bieten: Dank der mehrstufiger und regelbasierter Freigaberegeln für Mitarbeiter, wird die nötige Sicherheit garantiert. Außerdem können Sie eventuellen Verwirrungen, wer denn jetzt die richtige Ansprechperson ist, entgegenwirken. Achten Sie zudem auf eine gute Verfahrensdokumentation um Prüfungssicherheit zu garantieren.
- Zahlungsabwicklung Nach der Zahlungsfreigabe ist der letzte Schritt im Rechnungsworkflow die Zahlungsabwicklung an sich. Software, welche die Erstellung eines Sepa-XMLs mit wenigen Klicks ermöglicht, spart Ihnen viel Zeit. Manche Workflow-Lösungen bieten Ihnen zudem an, Zahlungen direkt aus der Software vorzunehmen.
Profitieren Sie von digitalen Rechnungsworkflows und Prozess-Automatisierungen.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Schnittstellen zu weiteren Programmen
Wenn Sie auf der Suche nach einer Software für Ihren Rechnungsworkflow sind, sollten Sie darauf achten, dass kompatible Schnittstellen sowohl für den Datenimport als auch -export gewährleistet sind.
So ist etwa domonda darauf ausgelegt, Ihnen einen tagesaktuellen Überblick über Ihre Finanzen zu liefern und diese Daten am Ende auch in der richtigen Form für Ihren Steuerberater exportieren zu können.
Deshalb können Sie Tools wie Billomat oder FastBill direkt synchronisieren, Zahlungsverbindungen wie Bank, Kreditkarten und PayPal hinzufügen und Banktransaktionen direkt in domonda veranlassen.
Vorteile von digitalen Rechnungsworkflows
Von modernen Lösungen für digitalen Rechnungsworkflows können auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren. Die Vorteile gehen dabei weit über die eingesparten Druck- und Portokosten hinaus.
Manuelle Fehler bei der Übertragung können vermieden werden, da diese Arbeitsschritte automatisiert von der Software erledigt werden. Hinzu kommt die höhere Transparenz und Übersichtlichkeit der Arbeitsabläufe.
Besonders zentral ist die Sicherstellung der Compliance durch technisch abgesicherte Arbeitsschritte. So kann etwa durch das Sperren der Zahlungsfunktion bis zur erfolgten Freigabe sichergestellt werden, dass keine Zahlungen ohne vorherige Kontrolle (4-Augen-Prinzip) und Beleg durchgeführt werden können.
Eine genaue Kenntnis Ihrer Workflows ist die Basis für eine laufende Prozessoptimierung. Nutzen Sie so die Vorteile, die Ihnen die Digitalisierung bietet.
Gute Softwarelösungen bieten neben den Freigabe-Funktionen etwa eine automatische Offene Posten Liste an. Dadurch können Sie offene Verbindlichkeiten zeitgerecht bezahlen bzw. Forderungen einmahnen können.
Alle Vorteile des digitalen Rechnungsworkflows auf einen Blick
- Analoge und digitale Rechnungen lassen sich leicht importieren und verarbeiten
- Kürzere Durchlaufzeiten; Laufwege und Verzögerungen entfallen
- Mahnungen werden früher verschickt
- Kosten lassen sich deutlich reduzieren und Skonti ausnutzen
- Mehr Sicherheit durch Vermeidung von Übertragungsfehlern und technische Absicherung des Zahlungsprozesses vor Veruntreuung
Die elektronische Verarbeitung der Rechnungen können Sie mithilfe eines digitalen Rechnungsworkflows unabhängig von Ort und Zeit erledigen. Sie können Rechnungen unterwegs ins System hochladen, freigeben oder den verantwortlichen Mitarbeitern zuweisen. Ganz einfach und unkompliziert.
Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen eines digitalen Rechnungsworkflows. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten.
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
